Приказ от 01.10.2008 г № 8

Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Департаменте охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области

В целях совершенствования работы с обращениями граждан в Департаменте и в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" Департамент охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области
Приказывает:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Департаменте охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области.
2.Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя директора Департамента Игнатьева С.И.
3.Приказ вступает в силу с момента официального опубликования.
Директор Департамента
С.П.ЛИХОБАБИН
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В ДЕПАРТАМЕНТЕ ОХРАНЫ
ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ И ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЯ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
I.Общие положения
1.Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Департаменте охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Департаменте охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области (далее - рассмотрение обращений граждан), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при рассмотрении обращений граждан, и определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ) в Административном регламенте используются следующие основные термины:
обращение гражданина (далее - обращение(я)) - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления муниципального образования области (далее - орган(ы) местного самоуправления) или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.
2.Рассмотрение обращений осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 1993, 25 декабря, N 237, Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 3, ст. 152, N 7, ст. 676; 2001, N 24, ст. 2421; 2003, N 30, ст. 3051; 2004, N 13, ст. 1110; 2005, N 42, ст. 4212; 2006, N 29, ст. 3119; 2007, N 1, ст. 1; 2007, N 30, ст. 3745);
- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 46, ст. 4532);
- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451);
- Законом Российской Федерации от 27 апреля 1993 года N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" (Российская газета, 1993, 12 мая, N 89);
- Законом Ярославской области от 23 мая 1995 г. N 5-з "Устав Ярославской области";
- постановлением Администрации области от 20.03.2007 N 95 "О реорганизации департамента агропромышленного комплекса, охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области" (Губернские вести, 2007, 4 апреля, N 21 (1551); 2007, 24 мая, N 36 (1566); 2007, 25 июля, N 50 (1580);
- Административным регламентом;
- иными нормативными правовыми актами.
3.Департаментом охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области (далее - департамент) рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении департамента.
4.Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно.
Ответственность при исполнении полномочий по рассмотрению обращений граждан
5.Государственные гражданские служащие департамента, работающие с обращениями, работники департамента, осуществляющие прием письменных обращений граждан, отправку ответов на обращения граждан, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
Персональная ответственность государственных гражданских служащих и работников департамента закрепляется в их должностных регламентах (должностных инструкциях).
6.Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением.
Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
При утрате государственными гражданскими служащими и работниками департамента письменных обращений граждан директором департамента назначается служебная проверка.
7.При уходе в отпуск, переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в департаменте, в случаях отсутствия по другим уважительным причинам исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в департаменте.
II.Требования к порядку рассмотрения обращений граждан
Порядок информирования о рассмотрении обращений
8.Информация о порядке рассмотрении обращений граждан предоставляется следующими способами:
- на информационном стенде внутри помещений департамента;
- с использованием средств массовой информации, телефонной связи, электронного информирования;
- посредством размещения в информационных системах общего пользования (в том числе в сети Интернет);
- в виде устного информирования;
- в виде письменного информирования.
9.Граждане могут обратиться в департамент лично или по почте, по адресу: ул. Свободы, д. 62, г. Ярославль, 150014.
Телефон для справок: 58-24-91.
Номер т/факса: 58-24-86.
Интернет-адрес департамента: http://www.adm.yar.ru/doosp/.
Адрес электронной почты департамента: priem@doosp.adm.yar.ru.
10.На информационном стенде в помещении департамента, предназначенном для приема граждан, и в сети Интернет размещается следующая информация:
- Административный регламент;
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по рассмотрению обращений граждан;
- график приема граждан должностными лицами департамента;
- номера телефонов для получения справочной информации;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, исполняющих рассмотрение обращений.
11.При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан работники департамента подробно, в вежливой, корректной форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, должностного лица, принявшего телефонный звонок.
12.При невозможности работника департамента, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
13.Гражданин с учетом графика (режима) работы департамента с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения лично, при помощи телефона, средств Интернета, электронной почты.
14.Информирование граждан осуществляется по вопросам:
- требований к оформлению письменного обращения;
- требований к заявителю, пришедшему на прием;
- мест и графиков личного приема должностными лицами департамента для рассмотрения устных обращений;
- порядка и сроков рассмотрения обращений;
- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе рассмотрения обращений.
15.Основными требованиями к информированию граждан о порядке рассмотрения обращений являются:
- достоверность предоставляемой информации;
- компетентность;
- четкость в изложении информации;
- полнота информирования.
16.Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке рассмотрения обращений граждан, не вправе осуществлять консультирование граждан, выходящее за рамки стандартных процедур и условий исполнения государственной функции и прямо или косвенно влияющее на индивидуальное решение граждан.
17.Индивидуальное письменное информирование о порядке рассмотрения обращений граждан осуществляется должностным лицом путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой или размещением на сайте.
18.При коллективном обращении граждан письменное информирование о порядке рассмотрения обращений граждан осуществляется должностным лицом путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой или размещением на сайте в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если не указан иной адрес.
19.Граждане в обязательном порядке информируются:
- о должностных лицах, которым поручено рассмотрение обращения;
- о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- о невозможности рассмотрения обращения с указанием оснований для этого;
- о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований для этого.
Срок регистрации и рассмотрения обращений
20.Регистрация обращений граждан производится в день их поступления в департамент. В исключительных случаях срок для регистрации обращения может быть продлен, но не свыше 3 дней.
В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным дням или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
21.Письменные обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции департамента, в срок до 7 дней со дня их регистрации в департаменте подлежат переадресации в соответствующие организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
22.Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней. Он начинается с даты регистрации обращения в департаменте и заканчивается датой подписания ответа должностным лицом департамента.
Срок уведомления гражданина о переадресации его обращения - 7 дней с даты регистрации обращения до даты подписания уведомления.
23.В исключительных случаях, а также в случаях, когда направлен запрос о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, директор департамента вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
24.Если контроль за рассмотрением обращения установлен Правительством области, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление рассмотрения обращения с работниками аппарата Правительства области.
Если контроль за рассмотрением обращения установлен заместителем Губернатора области, исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление рассмотрения обращения с помощником заместителя Губернатора области.
25.Руководителем государственного органа могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан, если того требуют интересы дела.
26.Рассмотрение обращений граждан, содержащих предложения и сообщения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
Условия и сроки личного приема граждан
27.Прием заявителей, обратившихся в департамент, ведется специалистами департамента в течение всего рабочего дня.
Прием граждан директором департамента, его заместителями проводится согласно утвержденному графику.
Заместители директора департамента осуществляют прием граждан в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами по вопросам, отнесенным к их компетенции.
28.Предварительная запись граждан на прием к директору департамента производится работником, ответственным за организацию работы приемной департамента.
На граждан, записавшихся на прием, дополнительно оформляется карточка личного приема граждан на бумажном носителе.
29.Запись граждан на прием к директору департамента начинается с первого рабочего дня текущего месяца и проводится ежедневно с 9.00 до 12.00 и с 13.00 до 17.00 (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходные и предпраздничные дни - с 9.00 до 12.00 и с 13.00 до 16.00.
Директор департамента может принять решение о досрочном прекращении записи.
30.Исключен
31.Личный прием граждан в департаменте производится с учетом числа записавшихся на прием с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 30 минут.
32.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.
33.В ходе личного приема гражданин может сделать письменное обращение, которое подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Административным регламентом.
34.В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента, в ходе личного приема гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
35.В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина, подтвержденная подписью заявителя: "Ответ получен. Подпись ______. Дата _______". В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
36.В случае если обстоятельства, изложенные в устном обращении, требуют дополнительной проверки, устное обращение оформляется справкой должностного лица, к которому поступило обращение, и в дальнейшем рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством для обращений граждан.
37.По окончании приема должностное лицо доводит до сведения заявителя принятое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.
38.Должностные лица, осуществляющие прием, для обеспечения квалифицированного решения поставленных гражданином вопросов могут привлекать к их рассмотрению работников соответствующих комитетов, отделов департамента или получать у них консультации.
39.Работники департамента, осуществляющие личный прием граждан, вправе проводить прием граждан в своих служебных кабинетах.
40.Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие должностным лицом, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган, в компетенцию которого входит решение данного вопроса.
41.Материалы личного приема граждан хранятся в течение 5 лет. По истечении сроков хранения в текущем архиве департамента обращения и материалы их рассмотрения в соответствии с заключением экспертной комиссии департамента либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на хранение в государственное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".
Требования к местам приема, информирования и ожидания граждан
42.Помещение для осуществления личного приема граждан должно быть оборудовано в соответствии с санитарными правилами и нормами с соблюдением необходимых мер безопасности.
43.В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.
44.Для ожидания приема гражданам отводится место, оборудованное достаточным количеством стульев, столами для возможности оформления документов.
45.Рядом с местами приема должен находиться туалет со свободным доступом к нему в рабочее время.
46.Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, и места для ожидания оборудуются:
- информационными стендами;
- стульями и столами для возможности сделать нужные записи.
47.Места ожидания должны иметь условия, удобные для граждан и оптимальные для работы специалистов и должностных лиц департамента.
48.В местах ожидания размещаются шкафы (вешалки) для верхней одежды.
III.Административные процедуры
Последовательность действий (административных процедур) при рассмотрении письменного обращения граждан (далее - обращение).
49.Рассмотрение обращений включает в себя следующие административные процедуры (приложение 1 к Административному регламенту):
- прием, обработку и регистрацию обращения;
- постановка обращения на контроль;
- направление обращения на рассмотрение;
- рассмотрение обращения;
- оформление ответа на обращение и его направление гражданину;
- контроль за рассмотрением обращений граждан;
- оформление и хранение дела по обращению.
Прием, обработка и регистрация обращения
50.Основанием для начала рассмотрения обращений является поступление обращения в департамент или поступление обращения с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.
51.Обращение может поступить в департамент одним из следующих способов:
- почтовым отправлением;
- посредством факсимильной связи;
- по электронной почте;
- доставлено лично гражданином или его представителем.
52.Обращения, присланные по почте, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в приемную департамента для регистрации с проставлением штампа департамента и даты поступления.
53.Обращение, направленное по информационным системам общего пользования, должно содержать наименование государственного органа или должностного лица, которым оно адресовано, изложение сути обращения, фамилию, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату направления.
В случае непредоставления гражданином информации, необходимой для работы с обращением и для письменного ответа, гражданин по возможности информируется о невозможности принять его обращение для рассмотрения.
54.Работник департамента, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прикладывает конверт;
- прикладывает впереди письма поступившие документы (удостоверения, фотографии и другие подобные документы);
- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес департамента нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Указанные акты хранятся в отделе по делам департамента, кадровому и юридическому обеспечению и приобщаются к поступившему обращению.
55.Работник департамента, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю.
56.Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работником департамента, осуществляющим прием служебной корреспонденции. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан (приложение 2 к Административному регламенту). Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
57.Обращения, поступившие по факсу, принимаются и учитываются в журнале регистрации входящих документов работником департамента, осуществляющим регистрацию входящей корреспонденции.
58.Обращения, поступившие по электронной почте, принимаются работником департамента, осуществляющим прием документов, распечатываются и учитываются в журнале входящих документов.
59.После первичной обработки все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются директору департамента.
60.Результатом выполнения действий по приему обращений граждан является запись в соответствующих журналах и автоматизированных системах и передача обращений директору департамента.
61.Обработка обращений (проверка правильности адресования корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов, поставленных в обращении, формирование дела и электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера, проверка истории обращений гражданина в базе данных) осуществляется работником департамента, ответственным за работу со служебной корреспонденцией в течение 3 рабочих дней с даты регистрации обращения в департаменте.
62.При обработке обращений с применением автоматизированной системы учета и контроля обращений граждан (далее - АСУК) в электронную базу данных АСУК вносится следующая информация о поступившем обращении:
- дата регистрации обращения;
- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
- сведения об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, категория заявителя, место его проживания (адрес);
- сведения о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;
- тема (темы) обращения;
- сведения о количестве листов обращения с приложениями.
63.Датой поступления обращения в департамент считается дата регистрации, указанная на штампе департамента, проставляемом в правом нижнем углу первой страницы письма. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
В регистрационной карточке указывается фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес.
Если обращение подписано двумя и более авторами, регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее количество авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.
64.Работник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией:
- отмечает тип доставки (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если письмо было переадресовано, то указывается, откуда оно поступило (Правительство области, Губернатор области, заместитель Губернатора области, Ростехнадзор и т.п.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- отделяет от письма поступившие деньги, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю;
- прочитывает обращение, определяет тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- заполняет рубрикатор в АСУК, составляет и вводит аннотацию на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обоснованность, адресность направления письма на рассмотрение;
- осуществляет ввод необходимых примечаний, вводит фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения.
65.Письма на иностранных языках направляются для перевода.
Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Ярославскую областную организацию Общероссийской общественной организации инвалидов "Всероссийское Ордена Трудового Красного Знамени общество слепых".
66.Результатом выполнения действий по приему, обработке и регистрации обращений является регистрация обращения в базе данных АСУК и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.
Постановка обращений граждан на контроль
67.На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе департамента, должностных лиц.
68.В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений по обращениям граждан, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, от Губернатора области, аппарата Правительства области, депутатов Ярославской областной Думы, правоохранительных органов.
69.Решение о постановке на контроль принимает директор департамента и уполномоченные на то лица.
70.В случае если в ответе, полученном из государственного органа, от должностного лица, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль.
71.Обращения граждан снимаются с контроля после направления должностными лицами-исполнителями ответов на обращения граждан.
72.Поручения, по которым были продлены сроки исполнения, снимаются с контроля после направления ответов гражданам.
73.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет работник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией.
74.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан и качеством ответов заявителям осуществляют руководители подразделений, в которые передано обращение гражданина на рассмотрение.
75.Результатом выполнения административной процедуры является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан.
76.Снятие с контроля обращений и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан осуществляется директором департамента.
Направление обращения на рассмотрение
77.На стадии обработки поступивших обращений работник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией, отбирает те из них, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов согласно статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ, в том числе:
- обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения;
- обращения, текст которых не поддается прочтению;
- обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам;
- обращения, в которых обжалуются судебные решения.
По названной группе обращений информация предоставляется директору департамента для определения должностного лица, который готовит письменное уведомление (разъяснение) заявителю на бланке департамента с обоснованием оставления обращения без ответа по существу вопросов, разъяснениями по вопросам обжалования судебных решений. После согласования с начальником отдела по делам департамента, кадровому и юридическому обеспечению ответ с уведомлением передается вместе с обращением директору департамента на подпись. Подписанный ответ с уведомлением направляется заявителю.
Срок подготовки и отправки уведомления - до 7 рабочих дней со дня регистрации обращения.
78.Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, передаются директору департамента на предмет направления должностным лицам департамента, в государственные органы Ярославской области, к компетенции которых отнесено рассмотрение соответствующих вопросов, иным органам.
Срок подготовки и отправки сопроводительного письма с обращением в иные органы и уведомления гражданина - в течение 7 рабочих дней с даты регистрации обращения.
79.Работник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией, передает обращения вместе с регистрационными карточками и резолюцией директора департамента должностным лицам департамента в соответствии с их компетенцией. В базу данных АСУК вносится информация, кому направлено обращение.
80.Если в обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких должностных лиц департамента, работник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией, снимает с обращения необходимое число копий и направляет их с регистрационной карточкой соответствующим должностным лицам департамента для рассмотрения касающихся их вопросов, о чем делается отметка в базе данных АСУК.
81.Обращения без указания фамилии граждан, их направивших, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, направляются должностным лицам департамента согласно их компетенции для ознакомления.
82.Административное действие (направление обращения должностному лицу департамента или иным адресатам для рассмотрения) входит в административную процедуру по приему и регистрации обращения и не может превышать 3 рабочих дней с даты регистрации обращения.
Рассмотрение обращения
83.Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения вместе с приложениями должностному лицу департамента, осуществляющему рассмотрение обращения.
84.В случае несогласия должностного лица с отнесением обращения к его компетенции данный вопрос решается с директором департамента или первым заместителем директора департамента. Если принято решение о переадресации, должностное лицо передает обращение работнику, ответственному за работу со служебной корреспонденцией, для передачи в соответствующее структурное подразделение департамента и внесения изменений в базу данных АСУК. Максимальный срок данной процедуры - 2 рабочих дня.
85.Все поступившие обращения подразделяются на следующие группы:
- содержащие вопросы, которые не входят в компетенцию департамента;
- содержащие вопросы, которые относятся к компетенции департамента;
- содержащие вопросы, которые относятся к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц;
- повторные обращения;
- многократные обращения (три и более раз);
- анонимные обращения.
86.Работник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией, осуществляет предварительное рассмотрение обращений. По результатам предварительного рассмотрения обращения, проверки истории обращений заявителя он готовит информацию для директора департамента.
87.По каждому обращению готовится проект резолюции директора департамента по рассмотрению обращения, в том числе по предложениям: о постановке обращения на контроль, о рассмотрении обращения с выездом на место либо комиссионного рассмотрения вопроса с привлечением специалистов различных отраслей и органов власти.
Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.
88.Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, то оно незамедлительно направляется (одновременно информация передается по телефону, т/факсу или электронной почте) в территориальные федеральные органы государственной власти в соответствии с их компетенцией.
89.По многократным обращениям на основании истории обращения рассматривается вопрос о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.
90.Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента, а входит в компетенцию других органов государственной власти, органов местного самоуправления и должностных лиц, должностное лицо, получившее обращение на рассмотрение, решает вопрос о направлении обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении, и уведомлении гражданина о переадресации его обращения.
91.Должностное лицо департамента определяет:
- относится ли к его компетенции рассмотрение поставленных в обращении вопросов;
- относится решение поставленных в письменном обращении вопросов к компетенции одного или нескольких органов государственной власти и местного самоуправления или должностных лиц;
- соответствует ли подготовленный проект резолюции и поручений поставленным в обращении вопросам; необходимость дополнения и корректировки резолюции;
- обоснованность постановки рассмотрения обращения на контроль и других поручений.
В случае разногласий между структурными подразделениями или должностными лицами департамента о принадлежности обращения окончательное решение по данному вопросу принимается директором департамента или первым заместителем директора департамента.
92.Должностное лицо департамента по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, подготовленными проектами резолюций:
- определяет исполнителей, механизм реализации, сроки действий и сроки рассмотрения обращения;
- дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;
- при необходимости ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на свой контроль.
Решением должностного лица является подписанная им резолюция.
93.Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, в резолюции указываются наименования органов и должностных лиц, которым необходимо в порядке ведомственного взаимодействия направить копии обращения.
94.Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
В случае если в соответствии с запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в соответствии с резолюцией должностного лица департамента жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
Письмо гражданину подписывается директором департамента либо уполномоченным на то должностным лицом.
95.Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в соответствии с резолюцией должностного лица департамента подготавливается сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Ответ гражданину подписывается директором департамента либо уполномоченным на то должностным лицом.
96.На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.
97.Работник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией, по результатам рассмотрения обращений:
- вносит в регистрационную карточку содержание резолюции директора департамента, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений;
- направляет копии обращений указанным в резолюции должностным лицам департамента, государственным органам или органам местного самоуправления с сопроводительным письмом за подписью директора департамента.
По обращениям, поставленным на контроль, в сопроводительном письме указывается срок, в который необходимо представить информацию по результатам рассмотрения вопросов, поставленных в обращении.
98.Обращения и прилагаемые к ним документы передаются исполнителям.
Срок подготовки и направления обращений для рассмотрения по компетенции - в течение 7 дней со дня регистрации обращения.
В случае если в поручении о рассмотрении обращения указано несколько исполнителей, подлинник обращения направляется ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются соисполнителям поручения.
Контроль за сроками исполнения, а также подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в государственные органы либо должностным лицам) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее 3 дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
99.При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, они должны анализироваться:
- по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов;
- по совершенствованию деятельности государственных органов и органов местного самоуправления;
- по развитию общественных отношений;
- по улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
В отношении каждого предложения исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия.
При проведении этой оценки учитываются следующие обстоятельства:
- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;
- необходимость внесения изменений в нормативные документы в случае принятия предложения;
- наличие предложений, не относящихся к компетенции департамента;
- возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;
- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.
По результатам рассмотрения предложения гражданину готовится ответ. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в какие сроки оно может быть реализовано.
100.При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, исполнитель:
- выделяет действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;
- проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц либо критике деятельности указанных органов и должностных лиц.
Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, о совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если испрашиваемое действие не может быть совершено, в ответе приводятся соответствующие аргументы.
Исполнитель проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие) лица (лиц), чьи действия оспариваются, положениям и предписаниям как законодательных и подзаконных актов, так и предписаниям нормативных и других документов Ярославской области. Исполнитель получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные гражданином, запрашивает дополнительные материалы.
Если в результате проведенного анализа подтвердились отмеченные в заявлении факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных и других документов, заявление признается обоснованным. В случае признания заявления обоснованным в ответе гражданину приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, и сроки их реализации.
Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.
101.При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, исполнитель обязан определить обоснованность просьбы гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:
- определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов гражданина (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);
- устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;
- определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения, существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;
- организует привлечение к ответственности (дисциплинарной, административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов граждан, в пределах своей компетенции.
В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению в ответе гражданину указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), а также какие способы будут применены для защиты прав, свобод или законных интересов.
В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению в ответе приводятся аргументированные доводы принятия такого решения.
102.В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:
- запросить дополнительную информацию в органах государственной власти, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;
- пригласить на личную беседу гражданина, запросить дополнительную информацию.
103.В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных органах государственной власти, в органах местного самоуправления и у иных должностных лиц исполнителем подготавливается запрос. Запрос должен содержать:
- сведения об обращении, по которому запрашивается информация;
- вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;
- вид запрашиваемой информации, содержание запроса;
- срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по запросу, но не более 15 дней.
Запрос согласуется с должностным лицом департамента, передавшим обращение исполнителю, подписывается директором департамента и направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.
При подготовке ответа на запрос в обязательном порядке указываются реквизиты запроса, по которому подготовлена информация, сведения об обращении и запрашиваемая информация по вопросам обращения.
104.В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу.
В случае отказа гражданина от личной беседы (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается с указанием на то, что отсутствие информации, обусловленное неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь неполное рассмотрение обращения по существу рассмотренных вопросов. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.
105.При установлении исполнителем невозможности явки гражданина на личную беседу по состоянию здоровья или по иным причинам, не позволяющим гражданину явиться к исполнителю лично, исполнителем может быть принято решение о выезде по местонахождению гражданина для беседы и получения дополнительных материалов.
Гражданин уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.
В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и им дается оценка.
106.При рассмотрении обращения исполнитель применяет все полномочия, предоставленные ему в соответствии с Административным регламентом.
В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов и др.) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через должностное лицо департамента, направившее обращение для рассмотрения исполнителю.
107.При рассмотрении обращения в случае необходимости исследования материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения должностного лица департамента, направившего обращение для рассмотрения, выезжает на место.
108.В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель, назначенный должностным лицом департамента, определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль полноты и правильности подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями, соблюдения ими установленных сроков и формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.
Результат рассмотрения обращений
109.Конечными результатами рассмотрения обращений являются:
- ответы по существу поставленных в обращении вопросов;
- ответы с уведомлением о переадресовании обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- ответы с разъяснением (при рассмотрении отдельных обращений в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ).
Результатом рассмотрения обращения является получение гражданином ответа в письменной форме либо с его согласия в ходе личного приема в устной форме.
110.Ответ на обращение не дается, если:
- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;
- текст письменного обращения не поддается прочтению, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (приложение 3 к Административному регламенту);
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. В этом случае гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений (приложение 4 к Административному регламенту);
- в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В этом случае гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом (приложение 5 к Административному регламенту).
111.В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор департамента, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение (приложение 6 к Административному регламенту).
112.Обращение, в котором обжалуется судебный акт, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного акта (приложение 7 к Административному регламенту).
Оформление ответа на обращение и его направление гражданину
113.Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:
- ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);
- если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;
- в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный департаментом, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.
Ответ на обращение подписывается директором департамента либо уполномоченным на то лицом.
114.Текст ответа составляется в официальном стиле и не должен содержать служебные аббревиатуры. Ссылки на те или иные статьи нормативных правовых актов без дальнейшего разъяснения их требований не допускаются.
115.Запрещается направлять гражданам ответы с исправлениями, ошибками (в том числе в реквизитах).
116.К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.
117.Подлинники обращений граждан в Правительство области, иные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
118.Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
119.После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются работнику департамента, ответственному за работу со служебной корреспонденцией.
Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
120.После регистрации ответа на обращение в программе АСУК работник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией, обеспечивает его отправку. Отправление ответов без регистрации не допускается.
Оформление и хранение дела по обращению
121.Ответ на обращение, подписанный директором департамента, направляется гражданину. По желанию гражданина ответ на обращение может быть вручен ему лично, при этом гражданин расписывается в получении ответа на его копии.
122.Итоговое оформление дела по обращению граждан осуществляет исполнитель. Он формирует дело по обращению, в котором сначала подшивается оригинал обращения, затем все материалы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина в хронологической последовательности, визовые экземпляры всех документов, подготовленных в процессе рассмотрения обращения гражданина, в том числе ответ на обращение гражданина.
123.Работник департамента, ответственный за работу со служебной корреспонденцией, проверяет материалы дела по обращению, вносит в базу данных АСУК информацию о результатах его рассмотрения, завершает оформление дела и помещает его на хранение. Начальник отдела по делам департамента, кадровому и юридическому обеспечению вправе вернуть дело должностному лицу либо исполнителю, если при проверке будут выявлены недостатки оформления дела.
124.Результатом оформления ответа на обращение и его направление гражданину является отправление в установленном порядке ответа на обращение гражданину и итоговое оформление дела по обращению гражданина.
125.Дела по рассмотрению обращений формируются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел департамента.
В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.
Хранение дел рассмотренных обращений обеспечивается отделом по делам департамента, кадровому и юридическому обеспечению в текущем архиве департамента в течение пяти лет.
126.По истечении сроков хранения в текущем архиве департамента дела обращений и контрольно-регистрационные карточки в соответствии с заключением экспертной комиссии департамента либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на хранение в государственное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".

Приложения

2008-10-01 Приложение к Приказу от 01 октября 2008 года № 8 Административный регламент

Административный регламент рассмотрения обращений граждан в департаменте охраны окружающей среды и природопользования ярославской области

2008-10-01 Приложение к Приказу от 01 октября 2008 года № 8 Блок-схема

Блок-схема рассмотрения обращений граждан в департаменте охраны окружающей среды и природопользования ярославской области

2008-10-01 Приложение к Приказу от 01 октября 2008 года № 8 Форма

Форма ответа заявителю при поступлении обращения, в котором обжалуется судебный акт