Приказ от 13.08.2014 г № 10-Н

Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в департаменте имущественных и земельных отношений Ярославской области и признании утратившими силу отдельных приказов департамента по управлению государственным имуществом Ярославской области и отдельных приказов департамента имущественных и земельных отношений Ярославской области

В целях совершенствования работы с обращениями граждан и в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
ДЕПАРТАМЕНТ ИМУЩЕСТВЕННЫХ И ЗЕМЕЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗЫВАЕТ:
1.Утвердить прилагаемый Порядок рассмотрения обращений граждан в департаменте имущественных и земельных отношений Ярославской области.
2.Признать утратившими силу:
- приказы департамента по управлению государственным имуществом Ярославской области:
от 14.11.2008 N 2-н "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в департаменте по управлению государственным имуществом Ярославской области";
от 09.06.2009 N 2-н "О внесении изменений в приказ департамента по управлению государственным имуществом Ярославской области от 14.11.2008 N 2-н";
- приказы департамента имущественных и земельных отношений Ярославской области:
от 30.06.2011 N 3-н "О внесении изменений в приказ департамента по управлению государственным имуществом Ярославской области от 14.11.2008 N 2-н";
от 25.11.2013 N 17-н "О внесении изменений в приказ департамента по управлению государственным имуществом Ярославской области от 14.11.2008 N 2-н";
от 28.03.2014 N 4-н "О внесении изменений в приказ департамента по управлению государственным имуществом Ярославской области от 14.11.2008 N 2-н".
2.Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя директора департамента Чернышева Ю.А.
3.Приказ вступает в силу через 10 дней с момента его официального опубликования.
Первый заместитель
директора департамента
Ю.А.ЧЕРНЫШЕВ
ПОРЯДОК
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В ДЕПАРТАМЕНТЕ ИМУЩЕСТВЕННЫХ
И ЗЕМЕЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
I.Общие положения
1.Порядок рассмотрения обращений граждан в департаменте имущественных и земельных отношений Ярославской области (далее - Порядок) разработан в целях обеспечения своевременного и качественного рассмотрения обращений граждан, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при рассмотрении обращений граждан, и определения последовательности действий при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан в департаменте имущественных и земельных отношений (далее - департамент).
Порядок устанавливает систему работы по централизованному учету, организации рассмотрения обращений граждан и анализу их содержания, а также основные правила подготовки и оформления документов, необходимых для осуществления задач и функций департамента по работе с обращениями граждан.
2.Порядок распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением всех обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.
Порядок распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
3.Обращения могут быть индивидуальными, то есть поданными самим гражданином, и коллективными, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - заявители).
4.В Порядке используются следующие основные термины:
- обращение заявителя (далее - обращение), направленное в департамент в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение заявителя;
- коллективное обращение - обращение, подписанное двумя и более заявителями, либо устное обращение в департамент двух и более заявителей по одному и тому же вопросу;
- предложение - рекомендация заявителя по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
- заявление - просьба заявителя о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
- жалоба - просьба заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
- электронный документ - форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе;
- регистрационная карточка обращения - документ (в бумажном и электронном виде), в который заносится информация об обращении, процедуре и результатах его рассмотрения;
- должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.
5.Должностными лицами департамента являются директор департамента, первый заместитель директора департамента, заместители директора департамента (далее - должностное лицо (должностные лица) департамента).
6.Рассмотрение обращений осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях;
- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ);
- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";
- Законом Ярославской области от 1 октября 2010 г. N 30-з "Устав Ярославской области";
- Положением о департаменте имущественных и земельных отношений Ярославской области, утвержденным постановлением Администрации области от 02.04.2007 N 116 "О создании департамента по управлению государственным имуществом Ярославской области";
- Порядком.
7.Ответственность за объективное, всестороннее и своевременное разрешение обращений возлагается на должностных лиц департамента.
Директором департамента назначаются конкретные лица, на которые возлагаются обязанности по обеспечению объективности, всесторонности и своевременности рассмотрения обращений, обобщению практики разрешения обращений, а также ведению делопроизводства по обращениям граждан.
8.При рассмотрении обращений не допускается разглашение содержащихся в них сведений, а также сведений о частной жизни заявителя без его согласия.
Не является разглашением сведений направление департаментом письменного обращения в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
9.Рассмотрение обращений в департаменте осуществляется бесплатно.
II.Требования к порядку рассмотрения обращений
1.Порядок подачи обращений и информирования об их рассмотрении
1.1.Обращения могут быть направлены заявителями в департамент следующими способами:
- почтовым отправлением;
- посредством факсимильной связи;
- по электронной почте;
- доставлено лично заявителем или его представителем.
Почтовый адрес департамента: Челюскинцев пл., д. 10/3, г. Ярославль, 150000.
Официальный электронный адрес: dizo@region.adm.yar.ru.
Адрес страницы "Прием граждан и рассмотрение обращений граждан" департамента на официальном портале органов государственной власти Ярославской области: http://www.yarregion.ru/depts/dugi/default.aspx.
Телефоны для справок: (4852) 40-14-31; 40-14-47.
Номер факса: (4852) 30-87-41.
1.2.Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование департамента, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица департамента, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), наименование объединения граждан, в том числе юридических лиц, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
Обращение, поступившее в департамент или должностному лицу департамента в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком. В обращении заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), наименование объединения граждан, в том числе юридических лиц, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
1.3.Заявитель с момента приема его обращения имеет право с учетом режима работы департамента лично обратиться в департамент за получением сведений о рассмотрении его обращения. Указанная информация может быть им запрошена также по телефону и с помощью информационных систем общего пользования.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения сотрудники департамента уточняют фамилию, имя, отчество заявителя, адрес его местожительства, наименование объединения граждан, в том числе юридических лиц, и подробно, в вежливой, корректной форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании департамента, фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
При невозможности сотрудника департамента, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся заявителю сообщается номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.
1.4.На информационном стенде в здании департамента и в информационных системах общего пользования размещается следующая информация:
- Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ;
- текст Порядка;
- график приема заявителей должностными лицами департамента;
- номера телефонов для получения справочной информации;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, исполняющих рассмотрение обращений.
2.Требования к месту приема заявителей
2.1.Прием заявителей осуществляется в отведенных местах приема.
Места приема включают также места для информирования заявителей и места для ожидания.
Места приема должны соответствовать установленным санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.
Места приема оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- средствами аудио- и видеофиксации.
2.2.Доступ к местам приема оборудуется средствами, обеспечивающими беспрепятственный доступ лицам с ограниченными возможностями здоровья или маломобильных групп. Рядом с местами приема должен находиться туалет со свободным доступом к нему в рабочее время.
2.3.Место для информирования оборудуется:
- информационным стендом;
- стульями и столом с канцелярскими принадлежностями.
2.4.Места для ожидания оборудуются стульями. В местах ожидания располагается гардероб. Количество мест определяется исходя из возможностей их размещения в здании и не должно препятствовать свободному проходу заявителей.
2.5.Личный прием заявителей должностными лицами департамента осуществляется в служебных кабинетах соответствующих должностных лиц департамента.
Место для личного приема оборудуется мебелью, канцелярскими принадлежностями, средствами связи, а также средствами аудио- и видеофиксации, о чем делается соответствующее уведомление.
III.Порядок регистрации и рассмотрения письменных обращений
1.Сроки регистрации и рассмотрения обращений
1.1.Письменное обращение, поступившее в департамент, должностным лицам департамента, подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в департамент.
Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным для письменных обращений.
1.2.Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней. Срок рассмотрения начинается с даты регистрации обращения в департаменте и заканчивается датой направления ответа, подписанного должностным лицом департамента.
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента или должностного лица, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ, директор (первый заместитель директора либо заместители директора) департамента вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение.
2.Результат рассмотрения обращений
2.1.Конечным результатом рассмотрения обращений является:
- ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- уведомление о переадресации обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- ответ с разъяснениями (при рассмотрении отдельных обращений в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ);
- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина.
2.2.Результат рассмотрения обращения направляется заявителю в письменной форме или в форме электронного документа с согласия заявителя или при наличии в обращении только электронного адреса.
В ходе личного приема с согласия заявителя ответ может быть дан в устной форме.
3.Последовательность действий при регистрации и рассмотрении письменных обращений
Рассмотрение письменных обращений включает в себя следующие действия:
- прием и регистрация обращений;
- направление обращений в соответствующий орган или должностному лицу, к компетенции которого относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов;
- рассмотрение обращений, в том числе поставленных на контроль;
- направление ответа или уведомления заявителю;
- оформление и хранение текущего архива обращений.
4.Прием и регистрация обращений
4.1.Основанием для начала рассмотрения обращений является их поступление и регистрация в департаменте.
Обращения могут быть направлены или переданы заявителями непосредственно в департамент, а также могут поступать при переадресации из других органов и должностных лиц следующими способами:
- по почте, в том числе по электронной почте;
- посредством фельдъегерской связи;
- посредством курьерской связи;
- посредством системы межведомственного электронного документооборота.
4.2.Поступившие обращения передаются в день поступления обращений в отдел документационного обеспечения деятельности департамента. В течение 3 дней с даты поступления обращения сотрудник отдела документационного обеспечения деятельности департамента осуществляет обработку и регистрацию обращения. Обработка обращения включает в себя:
- вскрытие конвертов, проверку наличия в них документов (в случае необходимости разорванные документы подклеиваются, конверт прикладывается к тексту обращения);
- составление акта в случае необходимости (вложены посторонние предметы, не имеющие отношения к обращению; отсутствуют в конверте само обращение или документы, на вложение которых ссылаются в обращении, и другое);
- проставление в правом нижнем углу обращения и сопроводительного письма (при его наличии) штампа "Департамент имущественных и земельных отношений Ярославской области" и даты поступления;
- чтение;
- формирование дела и электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера;
- проверка истории обращений заявителя в базе данных, подбор предыдущих обращений.
4.3.На стадии обработки поступивших обращений сотрудник отдела документационного обеспечения деятельности департамента отбирает те из них, которые не подлежат рассмотрению по существу поставленных в обращении вопросов согласно статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ, в том числе:
- обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- обращения, текст которых не поддается прочтению;
- обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам;
- обращения, в которых обжалуются судебные решения (за исключением решений по делам, в которых принимал участие департамент);
- обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, или электронный адрес заявителя, если обращение поступило только на адрес электронной почты департамента или официальный портал органов государственной Ярославской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
4.4.При обработке обращений производится их регистрация в электронной базе данных обращений в Единой системе электронного документооборота органов государственной власти Ярославской области (далее - ЕСЭД ОГВ ЯО) с присвоением регистрационного номера. При этом в регистрационную карточку вносится следующая информация о поступившем обращении:
- дата регистрации обращения;
- способ получения обращения;
- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
- данные заявителя: наименование объединения граждан (в том числе юридических лиц) или фамилия и инициалы имени и отчества заявителя;
- адрес заявителя (почтовый или электронный) и контактный телефон при наличии (в случае отсутствия адреса и в обращении, и на конверте при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки, при его отсутствии указать "без адреса";
- категория заявителя (социальный и льготный статус);
- данные о корреспонденте, перенаправившем обращение, если таковой имеется, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;
- содержание обращения;
- данные о том, что обращение является коллективным;
- данные о том, что обращение является повторным;
- данные о количестве листов обращения с приложениями;
- данные о предыдущих обращениях заявителя (при их наличии).
Регистрационная карточка обращения (далее - РКО) распечатывается и прикладывается к обращению.
Регистрационный номер проставляется в правом нижнем углу на бумажном носителе обращения.
4.5.По каждому обращению сотрудник отдела документационного обеспечения деятельности департамента готовит в бумажном и электронном виде проект резолюции должностного лица департамента с поручениями по рассмотрению обращения, в том числе по предложениям о постановке обращения на контроль, о рассмотрении обращения с выездом на место либо рассмотрении обращения с привлечением специалистов различных отраслей и органов власти и участием заявителя или его законного представителя.
5.Рассмотрение обращений
5.1.Зарегистрированные в отделе документационного обеспечения деятельности департамента обращения на бумажном носителе и их регистрационные карточки вместе с приложениями и проектом резолюции передаются в приемную директора департамента для рассмотрения.
5.2.Поступившие обращения вместе с подготовленными проектами резолюций передаются на рассмотрение и согласование должностному лицу департамента.
5.3.Должностное лицо департамента определяет:
- относится ли к его компетенции рассмотрение поставленных в обращении вопросов;
- решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции одного или нескольких органов государственной власти и местного самоуправления или должностных лиц;
- соответствует ли подготовленный проект резолюции поручениям поставленным в обращении вопросам, необходимость дополнения и корректировки резолюции;
- обоснованность постановки рассмотрения обращения на контроль и других поручений.
5.4.Должностное лицо департамента по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, подготовленными проектами резолюций:
- определяет исполнителей, механизм реализации, сроки действий и сроки рассмотрения обращения;
- дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;
- при необходимости ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на свой контроль.
Решением должностного лица департамента является подписанная им резолюция (в бумажном либо электронном виде).
5.5.Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, в резолюции указываются наименования органов и должностных лиц, которым необходимо в порядке межведомственного взаимодействия направить копии обращения.
5.6.Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.
В случае если в соответствии с запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в соответствии с резолюцией должностного лица департамента, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
Ответ заявителю подписывается должностным лицом департамента, принявшим решение о невозможности направления жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.
5.7.В случае если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностные лица департамента вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в департамент или одному и тому же должностному лицу департамента.
Заявитель, направивший указанное обращение, уведомляется должностным лицом департамента о данном решении.
5.8.Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в соответствии с резолюцией должностного лица департамента подготавливается уведомление заявителю о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Уведомление подписывается должностным лицом департамента, принявшим такое решение, и направляется заявителю.
5.9.Отдел документационного обеспечения деятельности департамента по результатам рассмотрения обращений должностным лицом департамента: вносит в РКО в ЕСЭД ОГВ ЯО содержание резолюции должностного лица департамента, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений.
5.10.Обращения, решение вопросов по которым относится к компетенции департамента, с резолюцией должностного лица департамента выдаются исполнителям сотрудником отдела документационного обеспечения деятельности департамента под роспись.
5.11.При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия. При этом анализируются следующие направления:
- совершенствование законов и иных нормативных правовых актов;
- совершенствование деятельности государственных органов и органов местного самоуправления;
- развитие общественных отношений;
- улучшение социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
При проведении этой оценки учитываются следующие обстоятельства:
- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;
- необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;
- наличие предложений, не относящихся к компетенции департамента;
- возможность принятия предложения с точки зрения особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;
- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.
По результатам рассмотрения предложения заявителю готовится ответ. Если предложение не принято, заявитель извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в какие сроки оно может быть реализовано.
5.12.При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, исполнитель:
- выделяет действие, на необходимость совершения которого заявитель указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;
- проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц либо критике деятельности указанных органов и должностных лиц.
При этом проверяется наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, о совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если испрашиваемое действие не может быть совершено, направляется аргументированный ответ, в котором приводятся соответствующие доводы и обстоятельства.
При рассмотрении заявления проверяется, соответствуют или нет действия (бездействие) лица (лиц), чьи действия оспариваются, положениям и предписаниям как законодательных и подзаконных актов, так и предписаниям нормативных и других документов Ярославской области; исполнитель получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные заявителем, запрашивает дополнительные материалы.
Если в результате проведенного анализа подтвердились отмеченные в заявлении факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных и других документов, заявление признается обоснованным. В случае признания заявления обоснованным в ответе заявителю приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, и сроки их реализации.
Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.
5.13.При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, исполнитель определяет обоснованность просьбы заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого:
- определяется обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов заявителя (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и другое);
- устанавливаются причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе определяется, кто и по каким причинам допустил нарушение;
- определяются меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения, существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер.
В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению в ответе заявителю указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), а также какие способы будут применены для защиты прав, свобод или законных интересов.
В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению в ответе приводятся аргументированные доводы принятия такого решения.
5.14.В случае необходимости получения дополнительной информации от заявителя, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, должностные лица в процессе рассмотрения обращения вправе:
- запросить, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы, дополнительную информацию в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;
- пригласить на личную беседу заявителя, запросить у него дополнительную информацию в целях уточнения вопросов, содержащихся в обращении.
Запрос в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам должен содержать:
- данные об обращении, по которому запрашивается информация;
- вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;
- вид запрашиваемой информации, содержание запроса.
Запрос готовится на бланке департамента, подписывается должностным лицом департамента и направляется отделом документационного обеспечения деятельности департамента в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу.
5.15.В случае необходимости дополнительного изучения обстоятельств, материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения должностного лица департамента, направившего обращение для рассмотрения, выезжает на место.
При принятии должностным лицом департамента решения о рассмотрении обращения с выходом на место заявитель уведомляется о дате и времени его посещения.
В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о результатах рассмотрения обращения на месте с анализом полученных на выезде сведений, материалов.
5.16.В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель, назначенный должностным лицом департамента (первый в списке исполнителей или с соответствующей отметкой в регистрационной карточке), определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль полноты и правильности подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями, соблюдения ими установленных сроков, формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей и осуществляет возврат в отдел документационного обеспечения деятельности департамента пакета документов на бумажном носителе от всех исполнителей.
5.17.Должностные лица и сотрудник департамента отдела документационного обеспечения деятельности департамента, ответственные за контроль и организацию рассмотрения обращений заявителей, поставленных на контроль, еженедельно проверяют списки обращений, подлежащих исполнению, а при необходимости осуществляют напоминание по исполнению поручений должностного лица департамента.
Если обращение, направленное исполнителю на рассмотрение по компетенции, ставилось должностным лицом департамента на контроль, то исполнитель должен направить данному должностному лицу информацию о результатах рассмотрения обращения в установленные им сроки либо направить копию ответа, данного заявителю.
5.18.По обращениям, которые не подлежат рассмотрению по существу поставленных в обращении вопросов, и по обращениям, в которых обжалуется судебное решение, согласно статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ, сотрудник соответствующего отдела департамента (в который поступило обращение) готовит письменное уведомление (разъяснение) заявителю с обоснованием оставления обращения без ответа по существу вопросов, разъяснениями по вопросам обжалования судебных решений. Уведомление передается вместе с обращением директору департамента на подпись. Подписанное уведомление передается в отдел документационного обеспечения деятельности департамента для отправки заявителю. В РКО в базе данных ЕСЭД ОГВ ЯО заносятся сведения о возврате обращения и направлении уведомления заявителю.
В случае поступления обращения с указанием только электронного адреса уведомление заявителю после его подписания направляется в виде отсканированного электронного документа.
Срок подготовки и отправки уведомления - в течение 7 дней со дня регистрации обращения.
5.19.По обращениям, поступившим в департамент и не относящимся к его компетенции, сотрудник отдела (ответственный исполнитель), в который поступило данное обращение, готовит сопроводительное письмо о направлении обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении, и уведомление гражданину о переадресации его обращения. Подписанное должностным лицом уведомление направляется в отдел документационного обеспечения деятельности департамента для отправки заявителю.
В случае поступления обращения с указанием только электронного адреса уведомление о переадресации заявителю после его подписания направляется в виде отсканированного электронного документа.
Срок подготовки и отправки уведомления о переадресации - в течение 7 дней со дня регистрации обращения.
5.20.В случае поступления обращения, содержащего часть вопросов, не относящихся к компетенции департамента, должностного лица департамента, сотрудник отдела департамента, в который поступило обращение, готовит запрос в адрес соответствующего органа, должностного лица. Указанные органы, должностные лица обязаны в течение 15 дней представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения.
5.21.Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, то оно незамедлительно направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
5.22.Подготовленный по итогам рассмотрения обращения проект ответа заявителю (уведомление) исполнитель направляет на подпись должностному лицу департамента.
Должностные лица департамента:
- рассматривают проект ответа (уведомления);
- дают поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения заявителя;
- решают вопрос о привлечении к ответственности лиц в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения законодательства о порядке рассмотрения обращений заявителей.
5.23.Решение о снятии обращения с контроля принимает должностное лицо департамента.
Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий письменный ответ заявителю.
В этом случае должностное лицо департамента, давшее поручения по рассмотрению обращения и поставившее его на контроль, снимает обращение с контроля, списывая в дело ответы, полученные от исполнителей, либо подписывая проект ответа, подготовленного исполнителем.
6.Направление ответа или уведомления заявителю
6.1.По результатам рассмотрения письменных обращений заявителям даются письменные ответы (уведомления), которые должны соответствовать следующим требованиям:
6.1.1.Ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении, за исключением направления:
- уведомлений о переадресации;
- ответа с разъяснениями (при рассмотрении отдельных обращений в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ);
- уведомлений о невозможности дать ответ по существу поставленных в нем вопросов в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
6.1.2.Если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена.
6.1.3.В ответе (уведомлении) должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный департаментом, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего ответ.
Ответ на обращение (уведомление), поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Ответ на обращение заявителя (уведомление) в письменной форме или в форме электронного документа готовится на бланке департамента и подписывается должностным лицом департамента.
6.2.Ответ на обращение (уведомление), подписанный должностным лицом, поступает в отдел документационного обеспечения деятельности департамента, регистрируется и в течение 3 дней с момента подписания направляется заявителю. По желанию заявителя ответ на обращение может быть вручен ему лично, при этом заявитель расписывается в получении ответа на его копии.
Информация о результатах рассмотрения обращения сотрудником отдела документационного обеспечения деятельности заносится в РКО в ЕСЭД ОГВ ЯО.
7.Оформление и хранение текущего архива обращений
7.1.Сотрудник отдела документационного обеспечения деятельности департамента в течение 3 дней с момента получения от исполнителя документов формирует дело по обращению, в котором собираются все материалы по рассмотрению обращения, поступившие ответы, принятые по ним решения, иная информация о результатах рассмотрения обращения, полученная от соисполнителей, и помещает его на текущее хранение в отделе.
7.2.Дела по рассмотрению обращений формируются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел департамента.
В случае появления дополнительных документов они подшиваются к делу с обращением.
Сформированные дела помещаются в архивные папки и располагаются в них в хронологическом порядке.
7.3.Хранение дел рассмотренных обращений обеспечивается отделом документационного обеспечения деятельности департамента в течение 5 лет.
По истечении сроков хранения в текущем архиве отдела документационного обеспечения деятельности департамента соответствующие дела обращений в соответствии с заключением экспертной комиссии департамента либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на хранение в государственное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".
7.4.Регистрационные карточки обращений в электронном виде хранятся в системе ЕСЭД ОГВ ЯО в течение 5 лет.
IV.Порядок проведения личного приема граждан и рассмотрения поступивших в ходе приема обращений
1.Порядок записи и проведения личного приема граждан
1.1.Основанием для начала рассмотрения обращений в рамках личного приема является обращение заявителя в департамент для записи на личный прием к должностным лицам департамента (далее - личный прием) согласно графику, утвержденному приказом директора департамента.
Должностные лица департамента осуществляют прием заявителей по вопросам, относящимся к их компетенции и полномочиям.
Заявители вправе обращаться для записи на личный прием лично или через своих полномочных представителей в соответствии с действующим законодательством.
1.2.Запись на личный прием к директору департамента осуществляется в приемной директора после предварительного собеседования с гражданами, пришедшими на запись. Заявитель для записи на прием предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Заявителю, желающему записаться на прием к директору департамента, по вопросам, относящимся к компетенции органов местного самоуправления или их должностных лиц, для разрешения которых он ранее не обращался в указанные органы, к должностным лицам, лицом, ведущим запись на прием, предлагается первоначально обратиться в соответствующий орган, к должностному лицу, а затем обратиться к должностным лицам департамента, в должностные полномочия которых входит курирование данных вопросов.
При предварительном собеседовании для записи на личный прием к должностным лицам заводится регистрационная карточка первичного учета заявителей, обратившихся на прием, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) гражданина либо наименования объединения граждан (в том числе юридического лица), адреса по месту регистрации, сведений о том, куда и по каким вопросам ранее заявитель обращался, по какому вопросу обращается к должностному лицу в день записи на личный прием, контактный телефон. Данные в регистрационную карточку первичного учета обратившихся на прием заносятся из документа, удостоверяющего личность заявителя, и иных документов и материалов, представленных при записи на прием.
Заявителю, записавшемуся на личный прием, сообщается дата, место и время проведения личного приема.
1.3.По результатам записи на личный прием в приемной директора оформляется список записавшихся заявителей с указанием заданных вопросов с предоставленными заявителями материалами, который передается на бумажном носителе должностному лицу, проводящему личный прием. Если записавшийся заявитель ранее обращался в департамент, то материалы обращений заявителя подбираются из действующего архива обращений граждан, распечатываются на бумажный носитель и передаются в приемную для подготовки личного приема.
1.4.В случае переноса дня приема или изменения времени и места приема заявитель, записавшийся на личный прием, уведомляется об этом сотрудником отдела документационного обеспечения деятельности департамента, осуществляющим запись на личный прием.
1.5.Прием заявителей должностными лицами департамента осуществляется в служебных кабинетах должностных лиц.
1.6.На личном приеме заявителей должностными лицами департамента присутствует сотрудник отдела документационного обеспечения, на которого возложены обязанности по организации и подготовке личного приема. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях одновременно ведется личный прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения граждан.
1.7.Должностные лица департамента, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение, при наличии принимают письменное обращение от заявителя, подлежащее регистрации и рассмотрению в соответствии с Порядком.
Во время проведения личного приема заявителей в первоочередном порядке принимаются:
- ветераны и инвалиды Великой Отечественной войны;
- ветераны и инвалиды боевых действий;
- инвалиды I и II групп, их законные представители, дети-инвалиды и их законные представители;
- беременные женщины;
- родители, пришедшие на прием с ребенком в возрасте до трех лет;
- граждане старше 70 лет.
1.8.В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационной карточке по итогам личного приема (далее - РКЛП).
1.9.При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема должностным лицом департамента дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в соответствии с порядком и сроками, установленными действующим законодательством.
1.10.В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых входит не только в компетенцию должностных лиц департамента, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему также следует обратиться.
1.11.В ходе личного приема заявителю должностным лицом может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов или было принято решение о прекращении с ним по данному вопросу переписки, о чем делается запись в РКЛП.
2.Регистрация, рассмотрение обращения и подготовка письменного ответа на обращение на личном приеме
2.1.После завершения личного приема сотрудник отдела документационного обеспечения деятельности департамента регистрирует устное обращение заявителя или письменное обращение, поданное на личном приеме, заносит все необходимые сведения в РКЛП в ЕСЭД ОГВ ЯО в журнале "Личный прием".
На обращении, поданном на личном приеме, проставляется штамп с датой приема и регистрационным номером, к нему прилагаются резолюция на бумажном носителе, утвержденная должностным лицом, проводившим прием.
В случае если по итогам личного приема должностное лицо, проводившее личный прием, дает поручение рассмотреть обращение, подготовить предложения и проект ответа заявителю сотрудникам департамента, обращение передается исполнителю в соответствии с резолюцией и поручениями должностного лица департамента, проводившего прием, сотрудником отдела документационного обеспечения деятельности департамента под роспись.
В случае если по итогам личного приема должностное лицо, проводившее личный прием, дает поручение направить запрос о предоставлении информации или предложений для подготовки ответа заявителю другим государственным органам, органам местного самоуправления, иным должностным лицам, то исполнитель готовит проект запроса на бланке департамента, которое подписывает должностное лицо департамента. Подписанный запрос, обращение и материалы к нему передаются в отдел документационного обеспечения деятельности департамента для рассылки.
2.2.После получения информации по вопросам, поставленным в обращении, поступившем в ходе личного приема, должностные лица готовят письменный ответ заявителю.
В случае если поступившая от исполнителя информация для подготовки ответа не позволяет подготовить ответ заявителю на все поставленные в обращении вопросы, должностные лица вправе возвратить полученные от исполнителей документы для дополнительного сбора информации.
Подготовка письменного ответа заявителю осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Порядка.
2.3.Все обращения с личного приема подлежат постановке на контроль. Контроль за исполнением поручений по обращениям, поступившим в ходе личного приема, осуществляет сотрудник отдела документационного обеспечения деятельности департамента, на которого возложены обязанности по осуществлению контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан.
Поручение, данное должностным лицом после личного приема по обращению гражданина, исполняется в течение 30 дней со дня проведения личного приема, если в поручении не установлен иной срок.
Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения по обращению, поступившему в ходе личного приема, но на срок не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.
Ответы заявителям направляются за подписью должностных лиц департамента, проводивших личный прием, на бланке департамента.
3.Снятие поручения с контроля по итогам рассмотрения обращения, поступившего в ходе личного приема
3.1.Основанием для снятия с контроля поручения по итогам рассмотрения обращения, поступившего в ходе личного приема, является поступление начальнику отдела документационного обеспечения деятельности департамента или лицу, его замещающему, ответа заявителю с прилагаемыми материалами, подписанного должностным лицом департамента. Оригинал ответа заявителю направляется через отдел документационного обеспечения деятельности департамента в день его подписания должностным лицом департамента, проводившим личный прием.
Оригинал ответа заявителю с прилагаемыми материалами направляется исполнителем в отдел документационного обеспечения деятельности департамента в течение 3 дней со дня его подписания должностным лицом департамента, проводившим личный прием.
3.2.Обращение считается рассмотренным и подлежащим снятию с контроля, если дан письменный ответ по существу всех поставленных заявителем вопросов.
Основанием для возврата материалов по обращению исполнителю могут являться:
- отсутствие ответа заявителю или подписи на нем должностного лица департамента, проводившего личный прием;
- отсутствие в деле материалов, подтверждающих выводы, данные в ответе заявителю.
В случае возврата материалов обращения исполнитель в течение 1 дня обязан доложить должностному лицу департамента, проводившему личный прием, о выявленных нарушениях и принять меры по их устранению.
3.3.Сотрудник отдела документационного обеспечения деятельности департамента формирует дело по обращению, поступившему в ходе личного приема, вносит в базу данных ЕСЭД ОГВ ЯО, в раздел "Личный прием", информацию о результатах рассмотрения обращения и принятых должностным лицом департамента решениях. Дело по рассмотрению обращения помещается в текущий архив обращений граждан департамента на хранение в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Регистрационные карточки вкладываются в папки с материалами рассмотрения обращений на личном приеме.
3.4.Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним, поступивших в ходе личного приема, обеспечивается отделом документационного обеспечения деятельности департамента в текущем архиве обращений департамента в течение пяти лет. По истечении сроков хранения отделом в текущем архиве обращений граждан департамента соответствующие обращения и материалы их рассмотрения в соответствии с заключением экспертной комиссии департамента либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на хранение в государственное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".
Регистрационные карточки обращений хранятся в базе данных ЕСЭД ОГВ ЯО, в разделе "Личный прием", в течение 5 лет.