Приказ от 14.02.2014 г № 7

Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в департаменте культуры Ярославской области и признании утратившим силу приказа департамента культуры Ярославской области от 01.12.2008 N 215

В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
ДЕПАРТАМЕНТ КУЛЬТУРЫ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗЫВАЕТ:
1.Утвердить прилагаемый Порядок рассмотрения обращений граждан в департаменте культуры Ярославской области.
2.Признать утратившим силу приказ департамента культуры Ярославской области от 01.12.2008 N 215 "Об Административном регламенте рассмотрения обращений граждан в департаменте культуры Ярославской области".
3.Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
4.Приказ вступает в силу через 10 дней после его официального опубликования.
Заместитель
директора департамента
М.В.ВАСИЛЬЕВА
ПОРЯДОК
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В ДЕПАРТАМЕНТЕ КУЛЬТУРЫ
ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
I.Общие положения
1.Порядок рассмотрения обращений граждан в департаменте культуры Ярославской области (далее - Порядок) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности рассмотрения обращений граждан в департаменте культуры Ярославской области (далее - департамент) и определения последовательности действий при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.
Положения Порядка распространяются на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц.
2.В Порядке используются следующие основные термины:
заявитель - физическое лицо или объединение граждан, в том числе юридическое лицо, обратившееся в департамент;
обращение заявителя (далее - обращение) - направленное в департамент или должностным лицам в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение заявителя в департамент;
коллективное обращение - обращение, подписанное двумя и более заявителями;
предложение - рекомендация заявителя по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления муниципальных образований области (далее - органы местного самоуправления), развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
заявление - просьба заявителя о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
жалоба - просьба заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
электронный документ - форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
регистрационная карточка обращения - документ (в бумажном и электронном виде), в который заносится информация об обращении, процедуре и результатах его рассмотрения;
должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.
3.Должностными лицами департамента являются директор департамента и заместители директора департамента (далее - должностные лица (должностное лицо) департамента).
4.Рассмотрение обращений, а также их хранение осуществляются в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях;
- Федеральными законами:
от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ);
от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";
от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";
- постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике, Госстандарта СССР и Главархива СССР от 30 ноября 1981 года N 463/162/298 "Об утверждении Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях";
- Законом Ярославской области от 1 октября 2010 г. N 30-з "Устав Ярославской области";
- Положением о департаменте культуры Ярославской области, утвержденным постановлением Правительства области от 01.04.2008 N 78 "О департаменте культуры Ярославской области".
- настоящим Порядком.
5.Рассмотрение обращений в департаменте осуществляется должностными лицами департамента.
II.Требования к порядку рассмотрения обращений
1.Порядок подачи обращений и информирования об их рассмотрении
1.1.Обращения могут быть направлены заявителями в департамент следующими способами:
- почтовым отправлением;
- посредством факсимильной связи;
- по электронной почте;
- посредством размещения в информационных системах общего пользования;
- доставлены лично заявителем или его представителем.
Адрес для направления обращений: Революционная ул., д. 9/4, г. Ярославль, 150000.
Официальный электронный адрес: dcul@region.adm.yar.ru.
Адрес страницы департамента на официальном портале органов государственной власти Ярославской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет": http://www.yarregion.ru/depts/dcul.
1.2.Заявитель с момента приема его обращения имеет право с учетом режима работы департамента лично обратиться в департамент за получением сведений о рассмотрении его обращения. Указанная информация может быть им запрошена также по телефону и информационным системам общего пользования. Телефоны для справок: 40-12-90, 40-18-29, 40-12-78.
1.3.При ответах на телефонные звонки и устные обращения сотрудники департамента уточняют фамилию, имя, отчество заявителя, адрес его места жительства, наименование объединения граждан и подробно, в вежливой и корректной форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
При невозможности сотрудника департамента, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
1.4.На информационном стенде в здании департамента и на официальном портале органов государственной власти Ярославской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" размещается следующая информация:
- текст Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ;
- текст Порядка;
- график приема граждан должностными лицами департамента;
- номера телефонов для получения справочной информации и образец обращения;
- график работы департамента.
2.Требования к местам приема заявителей
2.1.Прием заявителей осуществляется в специально отведенных для этого местах (далее - места приема), которые включают в себя место для информирования заявителей и места для ожидания.
Места приема должны соответствовать установленным санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.
Места приема оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- бактерицидными лампами.
2.2.Доступ к местам приема оборудуется средствами, обеспечивающими беспрепятственный доступ лиц с ограниченными возможностями или маломобильных групп. На входе и выходе из помещений располагаются указатели. Рядом с местами приема должен находиться туалет со свободным доступом к нему в рабочее время.
2.3.Место для информирования оборудуется:
- информационным стендом;
- столом с канцелярскими принадлежностями.
2.4.Места ожидания в очереди для предоставления информации оборудуются стульями и (или) скамьями (банкетками). В местах ожидания располагается гардероб. Количество мест для ожидания определяется исходя из возможностей размещения заявителей. Размещение заявителей должно быть организовано так, чтобы не препятствовать их свободному проходу.
3.Требования к месту приема заявителей должностными лицами департамента
3.1.Личный прием заявителей должностными лицами департамента осуществляется в кабинете директора департамента и кабинетах заместителей директора департамента.
3.2.Место приема оборудуется настольными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности должностного лица департамента, осуществляющего прием.
3.3.Место приема оборудуется мебелью, канцелярскими принадлежностями, средствами связи, табличкой с уведомлением о ведении аудио- и видеозаписи.
III.Порядок регистрации и рассмотрения обращений
1.Сроки регистрации и рассмотрения обращений
1.1.Письменное обращение, адресованное в департамент, должностным лицам, подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в департамент.
Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней. Срок рассмотрения обращения начинается с даты регистрации обращения в департаменте и заканчивается датой направления ответа, подписанного должностным лицом департамента.
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента или должностного лица, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
1.2.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ, директор департамента или лицо, его замещающее, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
2.Результат рассмотрения обращений
2.1.Конечным результатом рассмотрения обращений является:
- ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- уведомление о переадресовании обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- ответ с разъяснением (при рассмотрении отдельных обращений в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ).
2.2.Результат рассмотрения обращений направляется заявителю в письменной форме или в форме электронного документа при наличии в обращении только электронного адреса. В ходе личного приема с согласия заявителя ответ может быть дан в устной форме.
3.Последовательность действий при регистрации и рассмотрении письменных обращений
Рассмотрение письменных обращений включает в себя следующие действия:
- прием и регистрация обращений;
- направление обращений должностному лицу, к компетенции которого относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов;
- рассмотрение обращений, в том числе поставленных на контроль;
- направление ответа или уведомления заявителю;
- оформление и хранение текущего архива обращений.
4.Прием и регистрация обращений
4.1.Основанием для начала рассмотрения обращений является их поступление в департамент и регистрация.
Обращения в департамент области могут быть переданы заявителями непосредственно, а также поступать от других органов и должностных лиц следующими способами:
- по почте, в том числе электронной;
- посредством фельдъегерской связи;
- посредством курьерской связи.
4.2.Поступившие обращения передаются в отдел развития отрасли департамента (далее - отдел развития отрасли), консультант отдела развития отрасли в течение 3 дней с момента поступления проставляет на них штамп департамента с указанием даты поступления.
4.3.Обработка обращения: чтение, определение тематики обращения с использованием Общероссийского тематического классификатора, формирование дела и электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера, проверка истории обращений заявителя в базе данных, подбор предыдущих обращений - осуществляется в течение 3 дней с даты принятия обращения.
На стадии обработки поступивших обращений консультант отдела развития отрасли отбирает те из них, которые не подлежат рассмотрению по существу поставленных в обращении вопросов согласно статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ, а именно обращения:
- содержащие нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- текст которых не поддается прочтению;
- направленные заявителями, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам;
- в которых обжалуются судебные решения (за исключением решений по делам, в которых принимал участие департамент);
- в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, или электронный адрес заявителя, если обращение поступило только на электронную почту департамента;
- ответ на которые по существу поставленных в них вопросов не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
4.4.По обращениям, которые не подлежат рассмотрению по существу поставленных в них вопросов, консультант отдела развития отрасли готовит проект письменного уведомления заявителю на бланке департамента с обоснованием оставления обращения без рассмотрения по существу вопросов, разъяснениями по вопросам обжалования судебных решений, за исключением случая, когда направить данное уведомление заявителю не представляется возможным (отсутствуют почтовый или электронный адрес, не указана фамилия заявителя). После согласования с начальником отдела развития отрасли проект указанного уведомления передается вместе с обращением директору департамента или лицу, его замещающему, на подпись, о чем делается отметка в единой системе электронного документооборота органов государственной власти Ярославской области (далее - ЕСЭД). Подписанное уведомление передается сотруднику отдела развития отрасли для отправки заявителю.
4.5.При обработке обращений в регистрационную карточку обращения, размещенную в ЕСЭД (далее - регистрационная карточка), вносится следующая информация о поступившем обращении:
- дата регистрации обращения;
- способ получения обращения;
- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
- данные заявителя: наименование общественной организации (общественного объединения), фамилия и инициалы имени и отчества заявителя;
- категория заявителя (социальный и льготный статус), его адрес (почтовый или электронный);
- данные о корреспонденте, перенаправившем обращение, если таковой имеется, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;
- тематика обращения;
- содержание обращения;
- данные о том, что обращение является коллективным;
- данные о том, что обращение является повторным;
- данные о количестве листов обращения с приложениями.
4.6.Консультант отдела развития отрасли в течение 3 дней с момента поступления обращений регистрирует их в ЕСЭД с проставлением на них регистрационного номера.
4.7.Обращения, содержащие вопросы, рассмотрение которых относится к компетенции должностных лиц департамента, направляются по ЕСЭД с регистрационной карточкой директору департамента или лицу, его замещающему, и на бумажном носителе передаются в приемную департамента для дальнейшей отправки соответствующим должностным лицам департамента.
4.8.В случае поступления обращения с указанием только электронного адреса уведомление заявителю о переадресации его обращения после его подписания директором департамента или лицом, его замещающим, направляется в виде отсканированного электронного документа.
Ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Срок подготовки и отправки уведомления - в течение 7 дней со дня регистрации обращения.
5.Направление обращений должностным лицам департамента, к компетенции которых относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов
5.1.В день регистрации обращения направляются для рассмотрения директору департамента или лицу, его замещающему. Директор департамента или лицо, его замещающее, в течение одного дня рассматривает поступившие обращения с проектами резолюций и в случае отсутствия замечаний подписывает их. При наличии замечаний проекты резолюций возвращаются начальнику отдела развития отрасли или консультанту отдела развития отрасли для устранения замечаний.
5.2.Если в обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких органов исполнительной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, консультант отдела развития отрасли направляет копии обращения с регистрационной карточкой в соответствующие органы или должностным лицам для рассмотрения касающихся их вопросов, о чем делается отметка в базе данных ЕСЭД.
5.3.Сотрудник отдела развития отрасли с момента получения уведомлений заявителям и сопроводительных писем с обращениями на бумажных носителях направляет их по указанным адресам.
5.4.Обращения, по которым принято решение о направлении на рассмотрение должностным лицам департамента, передаются главным специалистом приемной директора вместе с регистрационными карточками на бумажных носителях должностным лицам департамента в соответствии с их компетенцией. Одновременно с направлением обращения на бумажном носителе главный специалист приемной директора департамента вносит в базу данных ЕСЭД информацию о передаче обращения для рассмотрения должностному лицу департамента.
5.5.Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, то оно незамедлительно направляется в соответствующий орган государственной власти в соответствии с его компетенцией.
6.Рассмотрение обращений, в том числе поставленных на контроль
6.1.Директор департамента или лицо, его замещающее, по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, подготовленными проектами резолюций:
- определяет исполнителей, механизм реализации рассмотрения обращения, сроки действий и рассмотрения обращения;
- дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;
- при необходимости ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на свой контроль.
Решение директора департамента или лица, его замещающего, оформляется путем подписания им резолюции (в бумажном и электронном виде) и сопроводительных писем о переадресации обращений для рассмотрения по существу вопросов.
6.2.Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, в резолюции указываются наименования органов и должностных лиц, которым необходимо в порядке ведомственного взаимодействия направить копии обращения.
6.3.Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
6.4.В случае если в соответствии с запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в соответствии с резолюцией директора департамента или лица, его замещающего, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права в установленном порядке обжаловать в суд соответствующее решение или действие (бездействие).
6.5.Ответ заявителю подписывается директором департамента или лицом, его замещающим, принявшим решение о невозможности направления жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.
6.6.Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в соответствии с резолюцией директора департамента или лица, его замещающего, подготавливается уведомление заявителю о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанное уведомление подписывается директором департамента или лицом, его замещающим, принявшим такое решение.
6.7.Консультант отдела развития отрасли по результатам рассмотрения обращений:
- вносит в регистрационную карточку текст резолюции директора департамента или лица, его замещающего, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений;
- готовит уведомления заявителям о переадресации обращений в соответствии с компетенцией органов власти, подписываемых должностным лицом департамента;
- направляет копии обращений указанным в резолюции государственным органам, органам местного самоуправления, должностным лицам с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом департамента.
6.8.По обращениям, поставленным на контроль, в сопроводительном письме указывается срок, в течение которого необходимо представить информацию по результатам рассмотрения вопросов, поставленных в обращении.
6.9.Обращения и прилагаемые к ним документы на бумажных носителях для исполнителей, а также уведомления заявителям направляются через приемную директора департамента.
6.10.Обращения с резолюцией директора департамента или лица, его замещающего, поступают на рассмотрение исполнителям.
6.11.При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, осуществляется анализ вопросов по:
- совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов;
- совершенствованию деятельности государственных органов и органов местного самоуправления;
- развитию общественных отношений;
- улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
6.12.В отношении каждого предложения должностное лицо департамента оценивает возможность его принятия или непринятия. При проведении этой оценки учитываются следующие обстоятельства:
- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;
- необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;
- наличие предложений, не относящихся к компетенции департамента;
- возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;
- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.
6.13.По результатам рассмотрения предложения заявителю готовится ответ. Если предложение не принято, заявитель извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято. Если предложение принято, то заявитель извещается о том, в какой форме и в какие сроки оно может быть реализовано.
6.14.При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, должностное лицо департамента:
- выделяет действие, на необходимость совершения которого заявитель указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;
- проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц либо критике деятельности указанных органов и должностных лиц.
6.15.Должностное лицо департамента проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, о совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если испрашиваемое действие не может быть совершено, направляется аргументированный ответ, в котором приводятся соответствующие доводы и обстоятельства.
6.16.Должностное лицо департамента проверяет, соответствуют(ет) или нет действия (бездействие) лица (лиц), чьи действия оспариваются, положениям и предписаниям законодательных актов и подзаконных нормативных актов Ярославской области, а также предписаниям нормативных и других документов Ярославской области, получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные гражданином, запрашивает дополнительные материалы.
6.17.Если в результате проведенного анализа подтвердились отмеченные в заявлении факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных и других документов, заявление признается обоснованным. В случае признания доводов, приведенных в заявлении обоснованными, в ответе заявителю приносятся извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, и сроки их реализации.
6.18.Если доводы о нарушениях или недостатках, приведенные в заявлении, признаны необоснованными, в ответе даются разъяснения их неправомерности.
6.19.При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, должностное лицо департамента определяет обоснованность просьбы заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого оно:
- определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов заявителя (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);
- устанавливает причины нарушения, ущемляющего права, свободу или законные интересы, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;
- определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения, существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию указанных мер;
- организует привлечение к ответственности (дисциплинарной, административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов граждан, в пределах своей компетенции.
6.20.В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению в ответе заявителю указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), а также какие способы будут применены для защиты прав, свобод или законных интересов.
В случае признания жалобы, не подлежащей удовлетворению, в ответе приводятся аргументированные доводы принятия такого решения.
6.21.В процессе рассмотрения обращения по существу должностное лицо департамента вправе:
- запросить дополнительную информацию в органах государственной власти, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц;
- пригласить на личную беседу заявителя, запросить у него дополнительную информацию в целях уточнения вопросов, содержащихся в обращении.
6.22.В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных органах государственной власти, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц подготавливается запрос, который должен содержать:
- данные об обращении, по которому запрашивается информация;
- вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;
- вид запрашиваемой информации, содержание запроса.
Запрос подписывается директором департамента или лицом, его замещающим, и направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу.
Информация не запрашивается у судебных органов, органов дознания и органов предварительного следствия.
6.23.При подготовке ответа на запрос в обязательном порядке указываются реквизиты запроса, по которому подготовлена информация, сведения об обращении, заявителе и запрашиваемая информация по вопросам обращения.
6.24.В случае необходимости получения дополнительной информации у заявителя, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель может пригласить заявителя на личную беседу.
6.25.В случае принятия директором департамента или лицом, его замещающим, решения о рассмотрении обращения с выходом на место заявитель уведомляется о дате и времени его посещения.
В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях, которым дается оценка.
6.26.В случае необходимости исследования при рассмотрении обращения материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения директора департамента или лица, его замещающего, направившего обращение для рассмотрения, выезжает на место.
6.27.В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель, назначенный директором департамента или лицом, его замещающим, указанный первым в регистрационной карточке, определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль полноты и правильности подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями, соблюдения ими установленных сроков, формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей и осуществляет возврат в отдел по работе с обращениями пакета документов на бумажном носителе от всех исполнителей.
6.28.Должностные лица департамента, руководители структурных подразделений, ответственные за контроль и организацию рассмотрения поставленных на контроль обращений заявителей, еженедельно проверяют списки обращений, подлежащих исполнению, а при необходимости осуществляют напоминание об исполнении поручений должностного лица департамента.
Если обращение, направленное исполнителю на рассмотрение по компетенции, ставилось директором департамента или лицом, его замещающим, на контроль, то исполнитель должен направить данному должностному лицу департамента информацию о результатах рассмотрения обращения в установленные им сроки либо направить копию ответа, данного заявителю.
6.29.В ходе рассмотрения обращения директор департамента или лицо, его замещающее:
- рассматривает проект ответа заявителю;
- дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения;
- решает вопрос о привлечении к ответственности лиц в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения законодательства о порядке рассмотрения обращений.
6.30.Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение может являться:
- противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;
- неполнота содержащейся в ответе информации по поставленным вопросам;
- необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения, а также иные основания в соответствии с компетенцией должностного лица департамента, которые в обязательном порядке указываются во вновь вынесенной резолюции.
6.31.В случае возврата проекта ответа исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:
- устранить выявленные нарушения;
- провести дополнительное рассмотрение обращения по существу.
6.32.Решение о снятии обращения с контроля принимает директор департамента или лицо, его замещающее.
Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий письменный ответ заявителю. В этом случае директор департамента (или лицо, его замещающее), давший поручения по рассмотрению обращения и поставивший его на контроль, снимает обращение с контроля, списывая в дело ответы, полученные от исполнителей, либо подписывает проект ответа, подготовленного исполнителем.
7.Направление ответа или уведомления заявителю
7.1.По результатам рассмотрения письменных обращений даются письменные ответы, которые должны соответствовать следующим требованиям:
- ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);
- если просьба, изложенная в обращении, не может быть удовлетворена, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;
- в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный департаментом, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего ответ.
Ответ на обращение подписывает директор департамента или лицо, его замещающее.
7.2.Ответ на обращение, подписанный директором департамента или лицом, его замещающим, в течение 3 дней с момента подписания направляется заявителю через отдел развития отрасли. По желанию заявителя ответ на обращение может быть вручен ему лично, при этом заявитель расписывается в получении ответа на его копии.
7.3.Ответ на обращение заявителя или уведомление о переадресации обращения в письменной форме или в форме электронного документа оформляются на бланке департамента.
8.Оформление и хранение текущего архива обращений
8.1.Консультант отдела развития отрасли в течение 3 дней с момента получения от исполнителя документов формирует дело по рассмотрению обращения, в котором собираются все материалы по рассмотрению обращения, поступившие ответы, принятые по ним решения, иная информация о результатах рассмотрения обращения, полученная от соисполнителей.
8.2.Материалы по рассмотрению обращения должностным лицом департамента, оформленные надлежащим образом на бумажных носителях, направляются в отдел развития отрасли в течение 3 дней с момента подписания ответа должностным лицом департамента и направления его заявителю.
8.3.Консультант отдела развития отрасли, зарегистрировавший соответствующее обращение, проверяет материалы дела по рассмотрению обращения, завершает оформление дела и помещает его на хранение.
8.4.Дела по рассмотрению обращений формируются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел департамента.
В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.
Сформированные дела по рассмотрению обращений помещаются в файлы-накопители и располагаются в них в хронологическом порядке.
8.5.Хранение дел по рассмотренным обращениям обеспечивается отделом развития отрасли в архиве департамента в течение 5 лет.
По истечении сроков хранения в архиве департамента соответствующие дела по рассмотрению обращений в соответствии с заключением экспертной комиссии департамента уничтожаются в установленном порядке либо передаются на хранение в государственное казенное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".
Регистрационные карточки обращений в электронном виде хранятся в ЕСЭД в течение 5 лет.
9.Порядок записи личного приема граждан
9.1.Основанием для начала рассмотрения обращений в рамках личного приема граждан является обращение гражданина в департамент для записи на личный прием к должностным лицам департамента (далее - личный прием) согласно графику. Запись на прием граждан к должностным лицам департамента осуществляется с 9.00 до 12.00 и с 13.00 до 16.00 по телефону (4852) 30-52-29 или лично, кроме выходных и праздничных дней.
9.2.Должностные лица департамента осуществляют прием граждан по вопросам, относящимся к их компетенции и полномочиям.
9.3.На прием к должностным лицам департамента могут записаться граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, законно находящиеся на территории Ярославской области, если их вопрос ранее не был решен органами исполнительной власти области и требуется личное участие должностных лиц департамента.
Граждане вправе обращаться для записи на прием лично или через своих представителей в соответствии с действующим законодательством.
9.4.Запись на личный прием к должностным лицам департамента осуществляется главным специалистом приемной директора департамента после предварительного собеседования с гражданами, пришедшими для записи на прием. Для записи на прием необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностных лиц департамента, главным специалистом приемной директора департамента дается разъяснение гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
9.5.При предварительном собеседовании для записи на личный прием к должностным лицам департамента заводится регистрационная карточка первичного учета граждан, обратившихся на прием, с указанием фамилии имени и отчества (при наличии), адреса по месту регистрации, сведений о том, куда и по каким вопросам ранее гражданин обращался, по какому вопросу намерен обратиться к должностному лицу департамента в день записи на личный прием, контактный телефон и т.д. Данные обратившихся на прием заносятся в регистрационную карточку первичного учета из документа, удостоверяющего личность гражданина и иных документов и материалов, предоставленных при записи на прием.
Записавшемуся на личный прием сообщаются дата, место и время проведения личного приема.
9.6.Главный специалист приемной директора департамента оформляет список граждан, записанных на личный прием, с указанием заданных ими вопросов и материалов, предоставленных гражданами, записанными на прием; передает его на бумажном носителе консультанту отдела развития отрасли. Если записавшийся гражданин ранее обращался в департамент, то материалы по обращениям гражданина подбираются консультантом отдела развития отрасли из действующего архива обращений граждан, распечатываются на бумажный носитель для подготовки к личному приему.
В случае переноса дня приема или изменения времени и места приема записавшийся на личный прием уведомляется об этом консультантом отдела развития отрасли.
10.Проведение личного приема должностными лицами департамента
10.1.На личном приеме заявителей директором департамента присутствует сотрудник отдела развития отрасли, на которого возложены обязанности по организации и подготовке личного приема. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях одновременно ведется личный прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения граждан.
10.2.Должностные лица департамента, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение, при наличии принимают письменное обращение от заявителя, подлежащее регистрации и рассмотрению в соответствии с данным Порядком.
10.3.Во время проведения личного приема заявителей в первоочередном порядке принимаются:
- ветераны и инвалиды Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов;
- ветераны и инвалиды боевых действий;
- инвалиды I и II групп, их законные представители, дети-инвалиды и их законные представители;
- беременные женщины;
- родители, пришедшие на прием с ребенком в возрасте до 3 лет;
- граждане старше 70 лет.
10.4.В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационной карточке по итогам личного приема (далее - РКЛП).
10.5.При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема должностным лицом департамента дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в соответствии с порядком и сроками, установленными действующим законодательством.
10.6.В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых входит не только в компетенцию должностных лиц департамента, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему также следует обратиться.
10.7.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
10.8.После завершения личного приема сотрудник отдела развития отрасли регистрирует устное обращение заявителя или письменное обращение, поданное на личном приеме, заносит все необходимые сведения в РКЛП в ЕСЭД в журнале "Личный прием".
На обращении, поданном на личном приеме, проставляется штамп с датой приема и регистрационным номером, к нему прилагаются резолюция на бумажном носителе, утвержденная должностным лицом, проводившим прием, и распечатанная РКЛП.
10.9.В случае если по итогам личного приема должностное лицо, проводившее личный прием, дает поручение рассмотреть обращение, подготовить предложения и проект ответа заявителю сотрудникам департамента, обращение передается исполнителю в соответствии с резолюцией и поручениями должностного лица департамента, проводившего прием, главным специалистом приемной директора департамента под роспись.
10.10.В случае если по итогам личного приема должностное лицо, проводившее личный прием, дает поручение направить запрос о предоставлении информации или предложений для подготовки ответа заявителю другим государственным органам, органам местного самоуправления, иным должностным лицам, то исполнитель готовит проект запроса на бланке департамента, который подписывает должностное лицо департамента. Подписанный запрос, обращение и материалы к нему передаются в отдел развития отрасли для рассылки.
10.11.После получения информации по вопросам, поставленным в обращении, поступившем в ходе личного приема, должностные лица готовят письменный ответ заявителю.
В случае если поступившая от исполнителя информация для подготовки ответа не позволяет подготовить ответ заявителю на все поставленные в обращении вопросы, должностные лица вправе возвратить полученные от исполнителей документы для дополнительного сбора информации.
10.12.Подготовка письменного ответа заявителю осуществляется в соответствии с требованиями данного Порядка.
10.13.Все обращения с личного приема подлежат постановке на контроль. Контроль за исполнением поручений по обращениям, поступившим в ходе личного приема, осуществляет консультант отдела развития отрасли.
10.14.Поручение, данное должностным лицом после личного приема по обращению гражданина, исполняется в 30-дневный срок со дня проведения личного приема, если в поручении не установлен иной срок.
Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения по обращению, поступившему в ходе личного приема, но не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.
10.15.Ответы заявителям направляются за подписью должностных лиц департамента, проводивших личный прием, на бланке департамента.
10.16.Основанием для снятия с контроля поручения по итогам рассмотрения обращения, поступившего в ходе личного приема, является поступление консультанту отдела развития отрасли ответа заявителю с прилагаемыми материалами, подписанного должностным лицом департамента. Оригинал ответа направляется отделом развития отрасли заявителю в 3-дневный срок со дня его подписания должностным лицом департамента, проводившим личный прием.
10.17.Обращение считается рассмотренным и подлежащим снятию с контроля, если дан письменный ответ по существу всех поставленных заявителем вопросов.
10.18.Основанием для возврата материалов по обращению исполнителю могут являться:
- отсутствие ответа заявителю или подписи на нем должностного лица департамента, проводившего личный прием;
- отсутствие в деле материалов, подтверждающих выводы, данные в ответе заявителю;
- отсутствие информации о рассмотрении обращения (наличие незаполненных полей в области вложения "Решение" в РКЛП).
10.19.В случае возврата материалов обращения консультант отдела развития отрасли в течение 1 дня обязан доложить должностному лицу департамента, проводившему личный прием, о выявленных нарушениях и принять меры для их устранения.
10.20.Консультант отдела развития отрасли формирует дело по обращению, поступившему в ходе личного приема, вносит в РКЛП информацию о результатах рассмотрения обращения и принятых должностным лицом департамента решениях. Дело помещается в текущий архив обращений граждан департамента на хранение в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. РКЛП вкладываются в папки с материалами рассмотрения обращений на личном приеме.
10.21.Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним, поступивших на личном приеме, обеспечивается отделом развития отрасли в текущем архиве обращений департамента в течение 5 лет. По истечении сроков хранения отделом развития отрасли в текущем архиве обращений граждан департамента соответствующие обращения и материалы их рассмотрения в соответствии с заключением экспертной комиссии департамента либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на хранение в государственное казенное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".