Приложение к Постановлению от 31.12.2008 г № 1041 Регламент
Регламент работы администрации гаврилов-ямского муниципального района
Глава 1.Общие положения
1.1.Регламент администрации Гаврилов-Ямского муниципального района (далее - Регламент) разработан в соответствии с Федеральными законами N 131-ФЗ от 06.10.2003 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", N 59-ФЗ от 02.05.2006 "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом и муниципальными правовыми актами Гаврилов-Ямского муниципального района и определяет порядок организационного и документационного обеспечения деятельности администрации Гаврилов-Ямского муниципального района (далее - Администрация).
1.2.Порядок работы с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", определяется распоряжением администрации Гаврилов-Ямского муниципального района.
1.3.Порядок работы с документами по кадрам определяется Положением об организационном отделе, утвержденным главой администрации Гаврилов-Ямского муниципального района (далее - Глава Администрации).
Глава 2.Порядок подготовки и оформления муниципальных правовых актов администрации
2.1.Администрация в пределах своей компетенции, установленной законодательством, издает постановления и распоряжения.
Постановления Администрации - нормативные правовые акты по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации.
Распоряжения Администрации - нормативные правовые акты по вопросам организации работы Администрации.
Распоряжения Администрации по личному составу и кадрам - нормативные или индивидуальные правовые акты по кадровым вопросам и вопросам муниципальной службы (подготавливаются и издаются в организационном отделе).
2.2.Проекты муниципальных правовых актов (далее - проекты) разрабатываются структурными подразделениями Администрации на основании устных и письменных поручений Главы Администрации, его заместителей, управляющего делами Администрации, а также по собственной инициативе.
2.3.Проект должен отвечать следующим требованиям:
2.3.1.Проект должен быть оформлен в соответствии с инструкцией по делопроизводству и удовлетворять требованиям действующих государственных стандартов.
2.3.2.Содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений.
2.3.3.В проекте должны правильно использоваться официально установленные наименования, общеизвестные термины. Проект не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.).
2.3.4.Положения проекта оформляются в виде статей или пунктов, имеющих единую (сквозную) нумерацию арабскими цифрами. Статьи могут разделяться на части и пункты. Пункты могут разделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами.
2.3.5.Значительные по объему тексты могут разделяться на главы или разделы, имеющие нумерацию и наименование. Разделы и главы нумеруются арабскими цифрами.
2.3.6.Проекты не должны противоречить изданным ранее муниципальным правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется или не отменяется ранее изданный акт. Проект, содержащий положения об отмене ранее принятого муниципального правового акта, должен содержать нормы о признании утратившими силу ранее принятых муниципальных правовых актов.
2.3.7.Проект должен иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос: "О чем?") и текст.
2.3.8.Текст проекта должен иметь вводную и резолютивную части.
2.3.9.Во вводной части излагаются цели, мотивы принятия правового акта, а также содержится ссылка на действующее законодательство в данной сфере.
2.3.10.Если муниципальные правовые акты Администрации принимаются на основании действующего законодательства, то вводная часть проекта должна содержать ссылку на соответствующий закон, нормативный правовой акт с указанием его наименования, даты принятия и номера.
2.3.11.Резолютивная часть текста проекта обязательно должна содержать:
- конкретные задания исполнителям с указанием точных сроков их исполнения. При длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки;
- точное наименование организаций - исполнителей задания. Фамилии руководителей организаций указывать не следует, должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только в случае, если выполнение возлагается на него лично;
- поручения о контроле исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием исполнителя.
2.3.12.Контроль исполнения муниципального правового акта или отдельных пунктов возлагается на Главу Администрации, заместителей Главы Администрации, управляющего делами Администрации в соответствии с распределением обязанностей или временным возложением обязанностей на заместителя Главы Администрации.
2.3.13.Текст пунктов резолютивной части излагается в повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.п.).
2.3.14.Резолютивная часть текста проекта может содержать:
- указание о сроке вступления муниципального правового акта в силу, если такое указание необходимо;
- указание об отмене или изменении действующих муниципальных правовых актов, если издаваемый муниципальный правовой акт отменяет или изменяет действующий муниципальный правовой акт.
2.3.15.В случае необходимости отмены ранее принятого муниципального правового акта указывается орган, издавший акт, дата, номер и наименование или отдельный пункт, подлежащий отмене.
2.3.16.В случае наличия в проекте положений о возложении обязанностей на какое-либо лицо, не являющееся работником Администрации, должно быть письменное согласие данного лица (кроме работников муниципальных предприятий, муниципальных учреждений, открытых акционерных обществ со 100% муниципальным капиталом). В тексте проекта после упоминания данного лица должны содержаться слова (по согласованию).
2.3.17.В случаях, когда исполнителем является орган или организация, не подчиненные Администрации, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.), кроме вопросов, обязательных к исполнению в соответствии с действующим законодательством в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечения первичных мер пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах на территории Гаврилов-Ямского муниципального района.
2.3.18.Последний пункт муниципального правового акта, как правило, устанавливает ответственного за его исполнение в целом.
2.3.19.В случаях, когда муниципальным правовым актом утверждаются самостоятельные документы (положения, инструкции, планы и т.п., составы комиссий и других коллегиальных органов) либо к муниципальному правовому акту приобщаются другие документы, они указываются в тексте как приложения.
2.3.20.Приложение должно иметь заголовок, определяющий его содержание, и в правом верхнем углу указание на принадлежность к муниципальному правовому акту. Несколько приложений нумеруются.
2.3.21.К проекту может прилагаться пояснительная записка или аналитическая справка объемом до трех печатных страниц.
2.4.Ответственность за соблюдение требований действующего законодательства и настоящего Регламента при подготовке проекта несет руководитель разработчика.
2.5.Обязанность по согласованию проекта муниципального правового акта Администрации возлагается на разработчика, подготовившего проект.
Передача проекта разработчиком, руководителем разработчика лицам, не участвующим в процессе согласования, не допускается.
При этом устанавливается следующий порядок (кроме проектов распоряжений по личному составу и кадрам) согласования:
2.5.1.Руководитель (заместитель руководителя) структурного подразделения Администрации, подготовившего проект, должен завизировать проект в листе согласований.
2.5.2.Проекты подлежат обязательному согласованию (предварительному рассмотрению и аналитической оценке) на оборотной стороне последнего листа муниципального правового акта с обязательным указанием даты визирования:
- с заместителем Главы Администрации или управляющим делами Администрации, курирующим соответствующее направление, или лицом его замещающим;
- с подразделениями (должностными лицами) Администрации в соответствии с их компетенцией;
- с заинтересованными предприятиями, организациями, учреждениями всех форм собственности.
Проекты постановлений и распоряжений Администрации, требующие бюджетного финансирования, должны быть согласованы с начальником управления финансов, требующие финансирования по смете Администрации - с начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности - главным бухгалтером.
2.5.3.Согласование проекта может осуществляться в процессе совещания с участием руководителей или уполномоченных представителей структурных подразделений Администрации, участвующих в подготовке проекта. Протокол совещания, подписанный всеми должностными лицами - участниками совещания, приобщается к листу согласований, о чем в последней делается соответствующая запись.
2.5.4.В целях сокращения сроков согласования возможно направление на согласование копии проекта с приложениями к нему и копии листа согласований проекта, оформленных в соответствии с настоящим Регламентом.
2.5.5.При необходимости (значительные по объему и т.п.) замечания оформляются на отдельном листе, о чем делается отметка в листе согласований.
2.5.6.Дата поступления проекта в структурное подразделение Администрации и дата согласования проекта в данном структурном подразделении фиксируются в листе согласований. Своевременное рассмотрение и согласование проектов обеспечивают руководители структурных подразделений Администрации, осуществляющих их согласование.
2.5.7.Срок рассмотрения направленного на согласование проекта в структурных подразделениях Администрации, а также на предприятиях (в учреждениях, организациях) не должен превышать одного рабочего дня, срок согласования проектов постановлений и распоряжений, объем которых превышает 5 листов, может составлять до 2-х рабочих дней.
2.5.8.В случае возникновения разногласий при согласовании проекта между структурными подразделениями Администрации составляется лист разногласий, к которому в обязательном порядке прилагаются подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями. Проект муниципального правового акта и лист разногласий передаются для разрешения разногласий заместителю Главы, управляющему делами Администрации, вносящему проект муниципального правового акта на рассмотрение Главы Администрации.
Если разногласия незначительны, то они могут быть внесены только в лист согласований.
2.5.9.Полученные при согласовании проекта замечания и предложения учитываются структурным подразделением Администрации, разработавшим проект. Если структурное подразделение Администрации, разработавшее проект, не согласно с представленными замечаниями и предложениями, оно готовит мотивированное заключение и прилагает его к проекту.
2.5.10.При наличии замечаний по проекту разработчик должен обеспечить проведение обсуждения проекта с заинтересованными органами и организациями в целях выработки взаимоприемлемого решения.
2.5.11.В случае если замечания не будут устранены, проект направляется разработчиком для разрешения разногласий заместителю Главы Администрации, управляющему делами Администрации или Главе Администрации.
2.5.12.В случае согласия с представленными замечаниями разработчик, подготовивший проект, вносит в него соответствующие изменения и дополнения.
2.5.13.После выполнения требований пункта 2.5.12 настоящего Регламента текст проекта (за исключением случаев внесения незначительных изменений технического характера) подлежит повторному визированию руководителем структурного подразделения Администрации, разработавшего проект.
2.5.14.Проект, имеющий согласования, с необходимыми приложениями передается в юридический отдел Администрации.
2.5.15.Проект, разработанный или согласованный с нарушениями настоящего Регламента, не подлежит рассмотрению юридическим отделом и возвращается разработчику проекта для устранения нарушений.
2.5.16.Юридический отдел в течение одного рабочего дня осуществляет юридическую экспертизу проекта на его соответствие действующему законодательству.
2.5.17.Срок рассмотрения проекта юридическим отделом может быть продлен по согласованию с Главой Администрации.
2.5.18.Если в результате проведенной юридической экспертизы проекта будут установлены следующие нарушения:
- нарушение настоящего Регламента при разработке или согласовании проекта;
- несоответствие проекта действующему законодательству;
- необходимость внесения значительных редакционно-технических правок (составляющих более десяти процентов количества печатных знаков текста), проект с письменным заключением возвращается разработчику проекта.
2.5.19.После устранения указанных в заключении недостатков проект вновь направляется в юридический отдел с возобновлением сроков рассмотрения, предусмотренных пунктами 2.5.16 и 2.5.17 настоящего Регламента.
2.5.20.Если в результате юридической экспертизы в проекте не выявлено противоречий законодательству, заведующий юридическим отделом (или лицо, исполняющее его обязанности) визирует проект на листе согласований.
2.5.21.В случае выявления незначительных недостатков редакционно-технического характера (опечатки, грамматические ошибки и т.д.) проект может быть завизирован с правками юридического отдела.
При внесении несущественных изменений редакционно-технического характера проект после перепечатки вторично не визируется.
2.5.22.После полного визирования проекта разработчик передает проект в организационный отдел, который проверяет соответствие проекта документа правилам делопроизводства, ГОСТу, комплектность проекта документа, наличие ссылок на приложения, проверка правильности написания наименований предприятий и организаций, должностей, правильность написания адресов, определение достаточности виз согласования, рассылки, проверка на наличие замечаний по программе "Параметры". В случае необходимости доработки проект возвращается разработчику для внесения необходимых изменений и дополнений.
2.5.23.При соответствии проекта требованиям пункта 2.5.22 он распечатывается специалистами организационного отдела на бланке и передается на рассмотрение Главе Администрации или лицу, исполняющему его обязанности.
2.5.24.Постановления и распоряжения Администрации подписываются Главой Администрации или заместителем Главы Администрации, исполняющим его обязанности, и вступают в законную силу с момента подписания, если иной срок не указан в постановлении и распоряжении.
2.5.25.После подписания Главой Администрации или исполняющим обязанности Главы Администрации правовой акт поступает в организационный отдел для регистрации, тиражирования и рассылки, для дальнейшего внесения его в информационно-правовую систему "Кодекс".
2.5.26.Ведение информационной системы "Кодекс" и доступ к правовым актам ограниченного распространения в системе определяется постановлением Администрации.
2.5.27.Один экземпляр копий всех издаваемых постановлений направляется в прокуратуру района и управление по вопросам местного самоуправления Правительства Ярославской области.
Глава 3.Порядок подготовки и оформления решений собрания представителей муниципального района
3.1.Администрация разрабатывает, всесторонне обосновывает и своевременно представляет председателю Собрания представителей проекты решений для включения в повестку дня заседания Собрания представителей Гаврилов-Ямского муниципального района.
3.2.Направляемые председателю Собрания представителей проекты решений должны быть подготовлены и оформлены в соответствии с требованиями Регламента Собрания представителей:
3.2.1.Необходимым условием внесения проекта в Собрание представителей для рассмотрения является представление следующих документов:
а) текста проекта;
б) обоснование необходимости его принятия, включающего развернутую характеристику проекта, его целей, основных положений, а также прогноза социально-экономических и иных последствий его принятия;
в) справки о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования;
г) перечня нормативных актов, отмены, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие данного проекта;
д) финансового, экономического обоснования (в случае внесения проекта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат).
3.2.2.В представленных материалах указываются фамилии авторов, являющихся инициаторами разработки проекта.
3.2.3.Проект решения, внесенный Администрацией, должен быть представлен Собранию представителей за 10 дней до очередного заседания, на котором будет рассматриваться проект решения, иметь письменное заключение Главы Администрации и юридического отдела, а если предусматривает расходы, покрываемые за счет местного бюджета, в обязательном порядке заключение управления финансов.
3.2.4.Непосредственно в текст внесенного в Собрание представителей проекта должны быть включены следующие положения:
а) о сроках и порядке вступления решения в силу;
б) об отмене, изменениях и дополнениях ранее принятых решений и других нормативных правовых актов в связи с принятием данного решения.
3.3.Проекты решения, подлежащие рассмотрению Собранием представителей, предварительно (не позднее чем за 10 дней до очередного заседания, на котором будет рассматриваться проект решения) направляются Главе муниципального района.
3.4.Разработчик проекта решения принимает участие в заседании Собрания представителей.
3.5.В случае если проект решения отклоняется Собранием представителей либо направляется на доработку, разработчик проекта может вносить его на повторное рассмотрение с соблюдением установленной процедуры.
Глава 4.Порядок подготовки договоров (соглашений)
4.1.Договоры (соглашения) готовят структурные подразделения Администрации. Договоры (соглашения) составляются в экземплярах по числу сторон, участвующих в договоре (соглашении).
4.2.Договоры (соглашения), заключаемые Администрацией, в обязательном порядке согласовываются с начальником юридического отдела, начальником отдела учета и отчетности - главным бухгалтером Администрации, начальником управления финансов, заместителями Главы Администрации по направлениям, отделом экономики (при необходимости). Срок рассмотрения и согласования с каждым должностным лицом и структурным подразделением Администрации не должен превышать одного рабочего дня.
Трудовые договоры, заключаемые с работниками Администрации (далее - трудовые договоры), готовит организационный отдел и согласовывает их с начальником юридического отдела.
4.3.Изменения и дополнения к договорам, соглашениям, (дополнительные соглашения) проходят согласования, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном для договоров, соглашений (дополнительных соглашений).
4.4.Регистрацию договоров, соглашений (дополнительных соглашений) к ним осуществляет юридический отдел. Копии всех договоров, соглашений (дополнительных соглашений) к ним хранятся в юридическом отделе.
Регистрацию трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним осуществляет организационный отдел.
4.5.Подлинные экземпляры договоров соглашений (дополнительных соглашений) хранятся в структурных подразделениях Администрации. Договоры, расчеты по которым производятся через Администрацию, передаются и хранятся в отделе учета и отчетности.
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним хранятся в организационном отделе.
4.6.После исполнения договора, соглашения (дополнительного соглашения) или окончания срока его действия контрольный экземпляр договора (соглашения) хранится в течение пяти лет на основании номенклатуры дел Администрации, за исключением трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.
4.7.Контроль за исполнением договорных обязательств обеспечивает структурное подразделение, подготовившее договор (соглашение).
Глава 5.Порядок работы со служебными документами
5.1.Организация работы со служебными документами осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
5.2.Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Администрации возлагается на организационный отдел, в структурных подразделениях Администрации возлагается на руководителя или лицо, ответственное за ведение делопроизводства.
5.3.Служебные документы принимаются и регистрируются организационным отделом в день поступления. Служебные документы, поступившие после 15 часов, регистрируются датой следующего дня.
5.4.После регистрации, не позднее 15 часов каждого дня, служебные документы направляются управляющему делами Администрации и далее - Главе Администрации муниципального района.
Вручение документов исполнителям осуществляется организационным отделом ежедневно с 10 до 11 часов в кабинете N 14 с отметкой в соответствующем журнале и под роспись.
5.5.Поступившие в Администрацию служебные документы рассматриваются исполнителями в срок, установленный руководством, в случае отсутствия установленного срока - в течение одного месяца. Продление срока рассмотрения осуществляется по согласованию с Главой Администрации.
5.6.Работа со служебными документами ведется, как правило, во второй половине рабочего дня.
5.7.Контроль за исполнением служебных документов осуществляет специалист организационного отдела.
5.8.Ответы на документы подписывают Глава Администрации, его заместители по принадлежности вопросов, управляющий делами Администрации.
5.9.Если документ адресован нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным, а другие - соисполнителями. Основной исполнитель готовит по документу ответ либо заключение, соисполнители представляют ему необходимые материалы.
5.10.Служебные документы считаются исполненными и списываются в дело на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного соответствующим руководителем. Если исполнение не документируется, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения и сдает его в организационный отдел.
5.11.Прием и рассылку служебных писем осуществляет организационный отдел, массовую рассылку - отделы и исполнители, прием и рассылку электронной почты организует организационный отдел.
5.12.Поступившие в Администрацию нормативные правовые акты, поручения Губернатора Ярославской области принимает организационный отдел, передает Главе Администрации, после рассмотрения направляет согласно его резолюции заместителям Главы Администрации, управляющему делами Администрации и руководителям подразделений по принадлежности вопроса.
Глава 6.Выполнение машинописных и множительных работ
6.1.В печать передаются: проекты распоряжений и постановлений Главы Администрации, служебные письма, письма гражданам, доклады и выступления руководителей, протоколы совещаний и заседаний, тексты поздравлений Главы Администрации коллективам и официальным лицам.
6.2.Материалы, сдаваемые в печать, должны иметь подпись исполнителя и его телефон, подпись руководителя структурного подразделения, несущего ответственность за содержание и комплектность, указание о виде бланка, требуемом количестве экземпляров.
6.3.Материалы для выполнения машинописных и множительных работ принимаются Управляющим делами и выполняются при наличии его визы.
6.4.Рукописные материалы должны быть написаны грамотно, синей или черной пастой, разборчивым почерком с четко выделенными красными строками, вставки и исправления допускаются над строкой. При необходимости изменения расположения материала или при наличии больших вставок рукопись необходимо скомпоновать в нужной последовательности.
6.5.Машинописные работы выполняются в течение 1 - 2 дней. Категория "Весьма срочно" - в течение 3 часов при объеме не более 10 листов. Категория "Срочно" - в течение суток при объеме не более 20 листов. На работы объемом более 20 листов гриф срочности не распространяется.
При необходимости срочного исполнения работ категорию срочности могут установить руководители Администрации.
6.6.Подготовку и распечатку служебных документов структурные подразделения Администрации осуществляют с использованием средств вычислительной техники.
6.7.С разрешения управляющего делами допускается размножение материалов методического характера, бланков, форм справок.
Глава 7.Порядок работы служащих администрации с компьютерной информацией
7.1.Информация, обрабатываемая на средствах компьютерной техники Администрации, защищается от несанкционированного доступа, искажения или разрушения информации.
7.2.Организация защиты информации в Администрации возлагается на специалиста организационного отдела.
7.3.Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за сохранность вычислительной техники, находящейся в распоряжении подведомственного ему структурного подразделения.
7.4.Пользователи обязаны использовать ресурсы компьютера только для выполнения своих служебных обязанностей, не устанавливать и не загружать постороннее программное обеспечение.
Глава 8.Организация контроля и проверка исполнения распорядительных документов
8.1.Контролю подлежит исполнение правовых актов Правительства Ярославской области, правовых актов Администрации, письменных поручений Главы Администрации, заместителей Главы Администрации и поручений, содержащихся в протоколах заседаний Администрации и совещаний с участием Главы Администрации, решений Собрания представителей (далее по тексту - документов).
8.2.Контроль за исполнением и организацией исполнения поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях Администрации, Правительства Ярославской области осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению организует должностное лицо, указанное в поручении первым. Контроль и организацию исполнения правового акта в целом осуществляет должностное лицо, указанное в правовом акте.
8.3.Организационный отдел осуществляет общий контроль выполнения документов. Представляет оперативную информацию Главе Администрации и заместителям Главы Администрации о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях.
8.4.Поручения, содержащиеся в документах Губернатора, Правительства Ярославской области, Администрации с конкретными сроками исполнения должны исполняться в установленные сроки; без указания конкретных сроков - в течение месяца. Поручения с грифом "Срочно" должны исполняться в течение 3 дней, "Оперативно" - в течение 10 дней.
8.5.В исключительных случаях допускается однократный перенос сроков исполнения поручений по объективным причинам. Решение о переносе срока исполнения поручения принимает Глава Администрации, заместители Главы Администрации с учетом предложений должностных лиц - исполнителей соответствующих актов.
8.6.В случае повторного неисполнения поручения в установленный срок оно считается невыполненным. Контроль сохраняется до исполнения или принятия решения об отмене контроля.
8.7.Снятие с контроля исполненных правовых актов Администрации, поручений производится организационным отделом.
Глава 9.Порядок организации работы с письменными обращениями граждан
9.1.Работу с письменными обращениями граждан, поступающими в Администрацию, организует организационный отдел.
9.2.После регистрации письма передаются на рассмотрение руководителям Администрации по принадлежности вопроса.
9.3.В соответствии с резолюцией руководителей письма передаются для рассмотрения в структурные подразделения.
9.4.Все письма граждан, на которых имеется резолюция руководителей, ставятся на контроль.
9.5.Сроки рассмотрения обращений установлены действующим законодательством. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет руководитель структурного подразделения.
9.6.Срок рассмотрения обращения может быть продлен в порядке исключения руководителем с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок рассмотрения обращений, поступивших из вышестоящих организаций, может быть продлен по согласованию с данной организацией.
9.7.Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный либо с его согласия устный ответ.
9.8.Письменные ответы подписывают руководители Администрации в соответствии с направлениями их работы. В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Ответы в федеральные органы государственной власти подписывает Глава Администрации.
В случае устного ответа на обращение составляется справка, подписываемая исполнителем, в которой указывается, какие меры приняты, когда, кем и кому дан устный ответ, удовлетворен ли заявитель устными разъяснениями.
9.9.Организационный отдел осуществляет контроль за соблюдением действующего законодательства при работе структурных подразделений с обращениями граждан.
9.10.Структурные подразделения представляют в организационный отдел не позднее 15-го января годовой отчет о работе с обращениями и жалобами граждан, а также предложения по совершенствованию этой работы.
9.11.Организационный отдел осуществляет анализ деятельности должностных лиц структурных подразделений по работе с обращениями и жалобами граждан, готовит заключения и отчеты с соответствующими выводами и предложениями и вносит их на рассмотрение Главы Администрации.
9.12.Учет письменных обращений граждан и контроль за их исполнением осуществляется в журнале "Контроль исполнения письменных обращений граждан".
9.13.Организационный отдел представляет информацию об исполнительской дисциплине структурных подразделений Главе Администрации, заместителям Главы Администрации.
9.14.Организационный отдел не реже 1 раза в год представляет в Собрание представителей отчет по работе с обращениями граждан.
Глава 10.Порядок организации приема граждан
10.1.Прием граждан организует организационный отдел в соответствии с графиком приема граждан.
10.2.Организационный отдел:
- обеспечивает соблюдение графика и документальное оформление приема;
- ведет предварительную запись;
- контролирует исполнение решений, принятых руководителем, ведущим прием;
- готовит информационно-аналитические материалы с анализом причин и характера устных обращений граждан, а также предложения по совершенствованию работы по личному приему граждан.
10.3.Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассматриваются в порядке, установленном главой 9 Регламента и Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
10.4.Обращения снимаются с контроля по решению руководителя Администрации после разрешения обращений по существу.
Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
10.5.Учет обращений и контроль их исполнения осуществляется в журнале "Контроль исполнения обращений граждан".
10.6.В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса не относится к компетенции Администрации.
Глава 11.Организация работы с запросами и обращениями депутатов
Депутатские запросы и обращения подлежат рассмотрению в соответствии с федеральными законами, законами Ярославской области и регламентом Собрания представителей Гаврилов-Ямского муниципального района.
11.1.Депутатские запросы и обращения подлежат рассмотрению в следующие сроки:
- запрос члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - в течение 30 дней со дня получения или в иной согласованный инициатором запроса срок;
- обращение члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - безотлагательно; при необходимости получения дополнительных материалов - в течение 30 дней со дня получения обращения;
- запрос депутата Ярославской областной думы - не позднее чем через 30 дней со дня получения депутатского запроса;
- обращение депутата Ярославской областной думы - безотлагательно, а при необходимости дополнительного изучения или проведения проверки по существу обращения - не позднее чем в месячный срок. О необходимости дополнительного изучения или проведения проверки депутат должен быть извещен в трехдневный срок со дня получения обращения;
- запрос депутата Собрания представителей - в течение 7 дней, а обращение депутата - в течение 15 дней с момента его получения либо в иной установленный законом срок.
11.2.Ответы на депутатские запросы и обращения подписывает Глава Администрации.
В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и телефон.
Глава 12.Планирование работы администрации
12.1.Деятельность Администрации осуществляется в соответствии с планом основных мероприятий на год и ежеквартальными календарными планами.
12.2.В планы вносятся наиболее важные вопросы, требующие совместных усилий и согласованных действий всех структурных подразделений и руководства Администрации по подготовке и исполнению местного бюджета, целевых программ и комплексных планов социально-экономического развития муниципального района.
12.3.Проекты планов работы Администрации на год и на квартал формирует организационный отдел на основе предложений руководства Администрации и ее структурных подразделений.
12.4.Предложения в план основных мероприятий на год руководители структурных подразделений Администрации представляют не позднее 25 ноября текущего года, в ежеквартальный календарный план - до 25 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.
12.5.Изменения в план вместе с письменным обоснованием, согласованным с заместителем Главы Администрации, курирующим данное направление работы, подаются в организационный отдел, который представляет их Главе Администрации.
Глава 13.Порядок подготовки и проведения совещаний
13.1.В целях выработки согласованных решений, координации деятельности структурных подразделений и информирования о работе Администрации Глава Администрации, заместители Главы Администрации, управляющий делами Администрации проводят оперативные и плановые совещания с руководителями структурных подразделений Администрации, федеральных служб, хозяйствующих субъектов всех форм собственности.
13.1.1.Совещание заместителей Главы Администрации проводится каждый рабочий день в 7 часов 45 минут.
13.1.2.Совещание с руководителями структурных подразделений Администрации - каждый первый и третий понедельник месяца с 8 часов.
13.1.3.Совместное совещание Администрации района и Администраций городского и сельских поселений с руководителями хозяйствующих субъектов и общественностью района (по согласованию) проводится каждый второй вторник месяца.
13.1.4.Рабочие совещания по текущим вопросам проводятся по мере необходимости, как правило, в первой половине рабочего дня.
13.2.Организационный отдел определяет и согласовывает с Главой Администрации перечень вопросов, выносимых на рассмотрение, и должностных лиц, ответственных за их подготовку, состав участников совещания и определяет служащего, ведущего протокол.
13.3.Структурное подразделение Администрации, ответственное за подготовку вопросов, выносимых на рассмотрение совещания, готовит список приглашенных, при необходимости направляет материалы для ознакомления и проработки; готовит проекты соответствующих решений (поручений Главы Администрации), если они предусмотрены.
13.4.Служащий структурного подразделения, ответственный за подготовку вопроса, ведет протокол совещания (образец прилагается), который подписывается лицом, председательствующим на совещании. Копии протоколов, поручения Главы Администрации после постановки на контроль организационным отделом направляются исполнителям для выполнения.
13.5.Заместители Главы Администрации, управляющий делами Администрации, руководители структурных подразделений проводят совещания с руководителями подведомственных структур согласно плану работы Администрации и планам работы структурного подразделения на квартал.
Глава 14.Взаимодействие с общественными объединениями и органами территориального общественного самоуправления
14.1.Администрация взаимодействует с общественными объединениями, партиями, движениями, органами территориального общественного самоуправления, созданными и действующими на территории района в рамках действующего законодательства.
14.2.Работу по взаимодействию Администрации с общественными организациями координирует организационный отдел.
Глава 15.Взаимодействие со средствами массовой информации
15.1.Взаимоотношения Администрации со средствами массовой информации координирует управляющий делами Администрации.
15.2.Управляющий делами Администрации согласует участие представителей средств массовой информации в заседаниях, проводимых Администрацией, проведение звукозаписи, видео- и фотосъемки.
15.3.Информацию по вопросам, требующим комментариев от первых лиц, дают заместители Главы Администрации по собственной инициативе или по поручению Главы Администрации.
15.4.В случаях, когда требуется широкое освещение события, заседания, совещания, управляющий делами Администрации не позднее чем за 3 дня до мероприятия рассылает письменные уведомления в средства массовой информации.
15.5.По просьбе средств массовой информации управляющий делами Администрации организует интервью с Главой Администрации, договаривается о возможности интервью, проведении "Прямой линии", "Горячего телефона", других форм ответов руководителей Администрации на вопросы населения через газету, радио, телевидение. Сообщает руководителю средства массовой информации назначенное время и место, где будет дано интервью.
15.6.Представителям региональных и иных средств массовой информации управляющий делами Администрации оказывает содействие по предварительной договоренности.
Глава 16.Организация встреч с зарубежными и иными делегациями
16.1.Встречи, пресс-конференции, интервью Главы Администрации или его заместителей с зарубежными и иными делегациями организует управляющий делами Администрации.
16.2.Материально-техническое обеспечение встреч Главы Администрации, его заместителей с зарубежными и иными делегациями осуществляют управляющий делами и структурные подразделения Администрации по принадлежности обсуждаемого вопроса.
Глава 17.Порядок внесения изменений и дополнений в регламент
Предложения о внесении изменений и дополнений в настоящий Регламент вносятся руководителями Администрации, ее структурных подразделений, обобщаются организационным отделом и вносятся на рассмотрение Главе Администрации.