Приказ от 14.11.2008 г № 2-Н

Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Департаменте имущественных и земельных отношений Ярославской области

В целях совершенствования работы с обращениями граждан и в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Губернатора области от 19.06.2008 N 453 "Об Административном регламенте рассмотрения обращений граждан в Правительстве Ярославской области", Положением о Департаменте имущественных и земельных отношений Ярославской области, утвержденным постановлением Администрации области от 02.04.2007 N 116 "О создании Департамента по управлению государственным имуществом Ярославской области", Департамент по управлению государственным имуществом Ярославской области
Приказывает:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Департаменте имущественных и земельных отношений Ярославской области.
2.Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя директора Департамента Чернышева Ю.А.
3.Приказ вступает в силу с момента его официального опубликования.
Директор Департамента
А.В.СКВОРЦОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В ДЕПАРТАМЕНТЕ ИМУЩЕСТВЕННЫХ
И ЗЕМЕЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
I.Общие положения
1.Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Департаменте имущественных и земельных отношений Ярославской области (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Департаменте имущественных и земельных отношений Ярославской области (далее - рассмотрение обращений граждан), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при рассмотрении обращений граждан, и определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ) в Административном регламенте используются следующие основные термины:
обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.
Должностными лицами Департамента имущественных и земельных отношений Ярославской области (далее - департамент) являются директор департамента, первый заместитель директора департамента, заместители директора департамента (далее - должностное лицо (должностные лица) департамента.
2.Рассмотрение обращений осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 1993, 25 декабря);
- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 46, ст. 4532);
- Законом Ярославской области от 1 октября 2010 г. N 30-з "Устав Ярославской области";
- постановлением Губернатора области от 19.06.2008 N 453 "Об Административном регламенте рассмотрения обращений граждан в Правительстве Ярославской области";
- Административным регламентом;
- указ Губернатора области от 01.02.2013 N 50 "О должностных полномочиях";
- Положением о департаменте, утвержденным постановлением Администрации Ярославской области от 02.04.2007 N 116;
- иными нормативными правовыми актами.
3.Рассмотрение обращений в департаменте осуществляется бесплатно.
4.Административный регламент не распространяется на рассмотрение следующих обращений граждан:
- о наличии объекта учета в реестре имущества, находящегося в собственности Ярославской области, утвержденном постановлением Правительства области от 25.12.2009 N 1266-п "О Порядке ведения реестра имущества, находящегося в собственности Ярославской области";
- о намерении продажи земельного участка из земель сельскохозяйственного назначения (статья 8 Федерального закона от 24 июля 2002 года N 101-ФЗ "Об обороте земель сельскохозяйственного назначения");
- о предоставлении земельного участка в аренду для индивидуального жилищного строительства (статья 30.1 Земельного кодекса Российской Федерации);
- заявлений о выборе земельного участка и предварительном согласовании места размещения объекта (статья 31 Земельного кодекса Российской Федерации);
- заявлений о предоставлении земельного участка для целей, не связанных со строительством (статья 34 Земельного кодекса Российской Федерации);
- заявлений о приобретении прав на земельный участок (статья 36 Земельного кодекса Российской Федерации);
- заявлений о предоставлении земельного участка для строительства (статья 32 Земельного кодекса Российской Федерации);
- ходатайств о переводе земельных участков из состава земель одной категории в другую (статья 8 Земельного кодекса Российской Федерации, пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 21 декабря 2004 года N 172-ФЗ "О переводе земель или земельных участков из одной категории в другую");
- иных предусмотренных действующим законодательством обращений, заявлений, ходатайств, запросов, которые по своему смыслу и содержанию не являются обращениями граждан, предусмотренными Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ.
Рассмотрение указанных в настоящем пункте обращений осуществляется структурными подразделениями департамента, начальники которых несут ответственность за исполнение данных документов в порядке, определенном департаментом в соответствии с требованиями действующего законодательства.
II.Требования к порядку рассмотрения обращений
Порядок информирования о рассмотрении обращений
5.Информация о порядке рассмотрения обращений граждан предоставляется следующими способами:
непосредственно в здании департамента;
с использованием средств массовой информации, телефонной связи, электронного информирования;
посредством размещения в информационных системах общего пользования (в том числе в сети Интернет).
6.Граждане могут обратиться в департамент лично или по почте по адресу: площадь Челюскинцев, д. 10/3, г. Ярославль, 150000.
Телефоны для справок: 40-14-31, 40-14-47.
Номер т/факса: 30-87-41.
Интернет-адрес: http://www.yarregion.ru/depts/dugi.
Адрес электронной почты: dugi@region.adm.yar.ru.
7.На информационных стендах в помещениях, предназначенных для приема граждан, и в сети Интернет размещается следующая информация:
- Административный регламент;
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по рассмотрению обращений граждан;
- график приема граждан директором департамента;
- номера телефонов для получения справочной информации;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, исполняющих рассмотрение обращений.
8.При ответах на телефонные звонки и устные обращения сотрудники департамента подробно, в вежливой, корректной форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, должностного лица, принявшего телефонный звонок.
При невозможности сотрудника департамента, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок переадресовывается (переводится) другому сотруднику в соответствии с его компетенцией или с согласия обратившегося гражданина ему сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
9.Сотрудники департамента в ходе беседы, консультирования граждан обязаны относиться к ним корректно и внимательно.
10.Гражданин, с учетом графика (режима) работы департамента, с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения при помощи телефонной, почтовой связи и лично.
11.Граждане информируются о результатах рассмотрения обращений.
Порядок получения консультаций (справок) о рассмотрении
обращений
12.Консультации (справки) по вопросам рассмотрения обращений предоставляются в департаменте сотрудниками отдела, отвечающего за рассмотрение обращений, либо сотрудниками отдела, в который поступило обращение.
13.Консультации предоставляются по вопросам:
- требований к оформлению письменного обращения, электронного документа;
- определения организаций, в компетенции которых находится решение поставленных в обращении вопросов;
- мест и графиков личного приема директором департамента для рассмотрения устных обращений;
- порядка и сроков рассмотрения обращений;
- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе рассмотрения обращений.
14.Основными требованиями при консультировании являются:
- компетентность;
- четкость в изложении материала;
- полнота консультирования.
15.Консультации предоставляются при личном обращении, по почте, телефону, электронной почте.
Результат рассмотрения обращений
16.Конечными результатами рассмотрения обращений являются:
ответы по существу поставленных в обращении вопросов;
ответы с уведомлением о переадресовании обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
ответы с разъяснением (при рассмотрении отдельных обращений в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ).
Результатом рассмотрения обращения является получение гражданином ответа в письменной форме, в форме электронного документа, а также, с его согласия, в ходе личного приема - в устной форме.
Общий срок рассмотрения обращений
17.Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней.
Срок рассмотрения обращения начинается с даты регистрации обращения в Правительстве области (если обращение поступило из Правительства области) либо в департаменте (если обращение поступило в департамент) и заканчивается датой подписания ответа директором департамента либо лицом, его замещающим. Срок уведомления гражданина о переадресации его обращения - 7 дней с даты регистрации обращения до даты подписания уведомления.
18.В исключительных случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращениях, проведения специальной проверки, направления запроса, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений могут быть продлены соответствующими должностными лицами Правительства области и/или департамента не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.
Требования к местам приема граждан
19.Прием граждан осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (местах приема).
20.Места приема включают также места для информирования заявителей и места для ожидания.
21.Места приема должны соответствовать установленным санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.
Места приема оборудуются:
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
22.Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.
23.Рядом с местами приема должен находиться туалет со свободным доступом к нему в рабочее время.
Требования к местам для информирования
24.Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются:
- информационными стендами;
- аппаратом внутренней телефонной связи департамента (на вахте департамента), стульями и столами для возможности сделать нужные записи.
Требования к местам для ожидания
25.Места для ожидания должны иметь условия, удобные для граждан и оптимальные для работы специалистов департамента.
26.Места для ожидания в очереди на предоставление информации оборудуются стульями. Количество мест для ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании и составляет 5 мест.
27.Места для ожидания оборудуются столами (стойками) с канцелярскими принадлежностями для осуществления необходимых записей, оформления письменных обращений.
28.В местах ожидания должен работать гардероб либо должны размещаться специальные напольные и (или) настенные вешалки для одежды.
Требования к месту приема граждан директором департамента
29.Прием граждан директором департамента осуществляется в кабинете директора.
30.Место для приема граждан директором департамента должно быть снабжено стулом и столом для письма и раскладки документов.
III.Административные процедуры
Последовательность действий (административных процедур) при
рассмотрении обращения, полученного в письменной форме или
в форме электронного документа
31.Рассмотрение обращений включает в себя следующие административные процедуры (согласно общей блок-схеме, указанной в приложении к Административному регламенту):
- прием и регистрацию обращения;
- направление обращения директором департамента либо лицом, его замещающим, в структурное подразделение департамента;
- рассмотрение обращения;
- направление ответа гражданину;
- работа с обращениями, поставленными на контроль;
- оформление и хранение дела по обращению.
Прием и регистрация обращения
32.Основанием для начала рассмотрения обращений является поступление обращения в департамент.
33.Обращение может поступить в департамент одним из следующих способов:
- почтовым отправлением;
- с курьером Правительства области;
- посредством факсимильной связи;
- посредством фельдъегерской связи;
- по электронной почте;
- доставлено лично гражданином или его представителем.
34.Все принятые обращения передаются в административно-контрольный отдел департамента для обработки.
35.Обработка обращений (проверка правильности адресования корреспонденции; чтение; определение содержания вопросов, поставленных в обращении; формирование дела и электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера; проверка истории обращений гражданина в базе данных) осуществляется сотрудниками административно-контрольного отдела департамента. Обработка и регистрация обращений, полученных в письменной форме или в форме электронного документа, осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения в департамент.
Обработка обращений осуществляется с использованием автоматизированной системы учета и контроля обращений граждан (далее - АСУК).
При обработке обращений в электронную базу данных АСУК вносится следующая информация о поступившем обращении:
- дата регистрации обращения;
- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
- сведения об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, категория заявителя, место его проживания (адрес);
- сведения о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;
- тема (темы) обращения;
- сведения о количестве листов обращения с приложениями.
Абзац исключен
Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных АСУК.
В случае если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор департамента вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в департамент или одному и тому же должностному лицу. Гражданин, направивший указанное обращение, уведомляется о данном решении.
Направление обращения должностному лицу
36.На стадии обработки поступивших обращений сотрудник административно-контрольного отдела департамента отбирает те из них, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов согласно статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ, в том числе:
- обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- обращения, текст которых не поддается прочтению;
- обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам по основаниям, установленным частью 5 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ;
- обращения, в которых обжалуются судебные решения.
По названной группе обращений сотрудник соответствующего отдела департамента (в который поступило обращение) готовит письменное уведомление (разъяснение) заявителю с обоснованием оставления обращения без ответа по существу вопросов, разъяснениями порядка обжалования судебных решений. Уведомление (разъяснение) передается вместе с обращением директору департамента на подпись.
Подписанное уведомление (разъяснение) передается в административно-контрольный отдел для отправки заявителю. К подписанному директором разъяснению на обращение, в котором обжалуется судебное решение, прикладывается само обращение для возврата его заявителю. Срок подготовки и отправки уведомления (разъяснения) - в течение 7 дней со дня регистрации обращения в департаменте.
В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в департамент.
37.После обработки обращений в административно-контрольном отделе обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, в тот же день передаются в приемную директора департамента для рассмотрения.
Кроме этого, направляются на рассмотрение директору департамента обращения:
- без фамилии граждан, их направивших, или почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противозаконном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем;
- исполнение которых не входит в компетенцию департамента, а входит в компетенцию других органов государственной власти, органов местного самоуправления и должностных лиц.
38.Обращения без указания фамилии граждан, их направивших, или почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, направляются директору департамента для ознакомления.
39.Административное действие (направление обращения директору департамента для рассмотрения) входит в административную процедуру по приему и регистрации обращения и не может превышать 3-х рабочих дней с даты регистрации обращения в департаменте.
Рассмотрение обращения
40.При поступлении обращения из Правительства области и несогласии директора департамента с отнесением обращения к его компетенции он решает данный вопрос с курирующим заместителем Губернатора области. Если принято решение о переадресации, помощник заместителя Губернатора области передает обращение в соответствующую приемную с уведомлением отдела по работе с обращениями граждан Правительства области для внесения изменений в базу данных АСУК.
Максимальный срок процедуры - 2 рабочих дня.
41.Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, то оно незамедлительно направляется (одновременно информация передается по телефону, т/факсу или электронной почте) в территориальные федеральные органы государственной власти в соответствии с их компетенцией.
42.Директор департамента по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами:
- определяет исполнителей, механизм реализации, сроки действий и сроки рассмотрения обращения;
- дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;
- при необходимости ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на свой контроль.
43.Сотрудник административно-контрольного отдела департамента по результатам рассмотрения обращений директором департамента или лицом, его заменяющим:
- вносит в регистрационную карточку в базе данных АСУК содержание резолюции директора департамента или лица, его заменяющего, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений;
- направляет копии обращений указанным в резолюции исполнителям в структурных подразделениях департамента.
По обращениям, поставленным на контроль, в регистрационной карточке указывается срок, в который необходимо представить информацию по результатам рассмотрения вопросов, поставленных в обращении.
44.Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента, а входит в компетенцию других органов государственной власти, органов местного самоуправления и должностных лиц, сотрудник отдела (ответственный исполнитель), в который поступило данное обращение, готовит сопроводительное письмо о направлении обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении, и уведомление гражданина о переадресации его обращения.
45.В данном случае ответственный исполнитель представляет поступившее обращение вместе с сопроводительным письмом на рассмотрение и подписание директору департамента.
46.Далее оригинал обращения вместе с сопроводительным письмом направляется (пересылается) сотрудником административно-контрольного отдела департамента в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу.
47.Если решение поставленных в обращении, полученном в письменной форме или в форме электронного документа, вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, в резолюции указываются наименования органов и должностных лиц, которым необходимо направить копии обращения и/или запрос с целью получения дополнительной информации.
Запрос должен содержать:
- сведения об обращении, по которому запрашивается информация;
- вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;
- вид запрашиваемой информации, содержание запроса;
- абзац исключен
Запрос подписывается директором департамента либо лицом, его замещающим, и направляется сотрудником административно-контрольного отдела департамента соответствующему адресату. Запрос не может быть направлен в суд, орган дознания и орган предварительного следствия.
48.Если в департамент поступила жалоба на решение или действие (бездействие) государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направлять в их адрес данную жалобу запрещается.
В случае если в соответствии с запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в соответствии с резолюцией директора департамента жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
Письмо гражданину подписывается директором департамента либо лицом, его замещающим, принявшим решение о невозможности направления жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.
49.В ходе работы и подготовки ответа исполнителю необходимо учитывать специфику содержания поступившего обращения.
При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, они должны анализироваться:
- по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов;
- по совершенствованию деятельности государственных органов и органов местного самоуправления;
- по развитию общественных отношений;
- по улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
В отношении каждого предложения исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия.
При проведении этой оценки учитываются следующие обстоятельства:
- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;
- необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;
- наличие предложений, не относящихся к компетенции департамента;
- возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;
- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.
50.При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, исполнитель:
- выделяет действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;
- проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц либо критике деятельности указанных органов и должностных лиц.
Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения.
Исполнитель проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие) лица (лиц), чьи действия оспариваются, положениям и предписаниям как законодательных и подзаконных актов, так и предписаниям нормативных и других документов Ярославской области. Исполнитель получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются.
Если в результате проведенного исполнителем анализа подтвердились отмеченные в заявлении факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных и других документов, заявление признается обоснованным.
51.При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, исполнитель обязан определить обоснованность просьбы гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:
- определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов гражданина (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);
- устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;
- определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения, существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;
- организует привлечение к ответственности (дисциплинарной, административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов граждан, в пределах своей компетенции.
52.В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель приглашает гражданина на личную беседу.
В случае отказа гражданина от личной беседы (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается с указанием на то, что отсутствие информации, обусловленное неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь неполное рассмотрение обращения по существу рассмотренных вопросов. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.
53.При установлении исполнителем невозможности явки гражданина на личную беседу по состоянию здоровья или по иным причинам, не позволяющим гражданину явиться к исполнителю лично, исполнителем может быть принято решение о выезде по местонахождению гражданина для беседы и получения дополнительных материалов.
Гражданин уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.
54.При рассмотрении обращения исполнитель применяет все полномочия, предоставленные ему в соответствии с Административным регламентом.
В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов и др.) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через директора департамента либо лицо, его замещающее, направившее обращение для рассмотрения исполнителю.
55.При рассмотрении обращения, в случае необходимости исследования материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения директора департамента либо лица, его замещающего, направившего обращение для рассмотрения, выезжает на место.
56.В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, подготовка ответа осуществляется исполнителем, указанным в резолюции первым (ответственным исполнителем), если в тексте резолюции не предусмотрено иное.
Ответственный исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение, осуществляет контроль полноты и правильности подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями, соблюдения ими установленных сроков и формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.
Информация или позиция структурных подразделений департамента (соисполнителей), указанных в резолюции вторыми и далее, представляется ответственному исполнителю в письменной форме не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока рассмотрения обращения.
57.К ответам, подготовленным по результатам рассмотрения обращений, и их направлению предъявляются следующие требования:
- ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);
- если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;
- в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный административно-контрольным отделом департамента, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя;
- в ответе, содержащем ссылки на положения нормативных правовых актов, указывается полное наименование нормативного правового акта, дата, номер, его название, а также непосредственное применение этого акта к вопросу, поставленному в обращении;
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в соответствии с резолюцией директора департамента подготавливается сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
- по результатам рассмотрения обращения, отнесенного к категории предложений, исполнитель подготавливает ответ, в котором гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято (в случае непринятия предложения), или то, в какой форме и в какие сроки оно может быть реализовано (в случае принятия предложения);
- в ответе на обращение, отнесенное к категории заявления, исполнитель сообщает об удовлетворении или неудовлетворении заявления, о совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если испрашиваемое действие не может быть совершено, в ответе приводятся соответствующие аргументы.
В случае признания заявления гражданина обоснованным в ответе приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц и сроки их реализации.
Если заявление признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.
58.При подготовке ответа на обращение, отнесенное к жалобе, исполнитель обязан учитывать следующее.
В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению в ответе гражданину указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), а также какие способы будут применены для защиты прав, свобод или законных интересов.
В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению в ответе приводятся аргументированные доводы принятия такого решения.
Направление ответа гражданину
59.Ответ на обращение, подписанный директором департамента либо лицом, его замещающим, направляется гражданину. По желанию гражданина ответ на обращение может быть вручен ему лично, при этом гражданин расписывается в получении ответа на его копии.
Работа с обращениями, поставленными на контроль
60.Административно-контрольный отдел департамента не реже одного раза в неделю проверяет списки обращений, подлежащих исполнению, и напоминает об исполнении обращений (в виде списка данных из программы АСУК).
Департамент в установленные сроки должен дать заявителю ответ, а также по запросу представить копию ответа в Правительство области (если обращение поступило из Правительства области) или иной орган власти.
61.Основанием для начала административной процедуры является поступление на рассмотрение директору департамента или лицу, его заменяющему:
- информации от исполнителя о результатах рассмотрения обращения;
- проекта ответа по обращению гражданина, подготовленного исполнителем.
Директор департамента либо лицо, его замещающее:
- рассматривает предоставленную информацию о рассмотрении обращения либо проект ответа;
- дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения гражданина;
- решает вопрос о привлечении к ответственности лиц в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения законодательства о порядке рассмотрения обращений граждан.
62.Основаниями для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение являются:
- противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;
- неполнота содержащейся в ответе информации по поставленным вопросам;
- необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения;
- иные основания в соответствии с компетенцией департамента.
63.В случае возврата проекта ответа исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:
- устранить выявленные нарушения;
- провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.
64.Решение о снятии обращения с контроля принимает директор департамента либо лицо, его замещающее.
Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан исчерпывающий ответ в письменной форме или в форме электронного документа.
В этом случае директор департамента списывает в дело ответы, полученные от исполнителей, либо подписывает проект ответа заявителю. В случае если обращение гражданина направлено от должностного лица Правительства области, давшего поручения по рассмотрению обращения и поставившего его на контроль, исполнитель департамента готовит сопроводительное письмо на его имя, прилагая копию ответа заявителю.
Оформление и хранение дела по обращению
65.Административно-контрольный отдел департамента формирует дело по обращению, в котором собираются все материалы по рассмотрению обращения, поступившие ответы, принятые должностными лицами решения, иная информация о результатах рассмотрения обращения.
66.Все имеющиеся у исполнителя материалы по рассмотрению обращения гражданина направляются в административно-контрольный отдел департамента.
67.Сотрудники административно-контрольного отдела департамента, ответственные за контроль и организацию работы по рассмотрению обращений, проверяют материалы дела по обращению, вносят в базу данных АСУК информацию о результатах его рассмотрения, завершают оформление дела и помещают его на хранение.
Дела по рассмотрению обращений формируются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел департамента.
В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.
Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.
Сформированные дела помещаются в специальные папки согласно классификатору и располагаются в них в хронологическом порядке.
Хранение дел рассмотренных обращений обеспечивается административно-контрольным отделом в течение 3-х лет с передачей в архив департамента для хранения в течение 10 лет с последующей передачей на хранение в государственное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".
Последовательность действий (административных
процедур) при личном приеме граждан
68.Рассмотрение обращений на личном приеме включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрацию и рассмотрение обращения;
- подготовку письменного или устного ответа;
- оформление дела.
Регистрация и рассмотрение обращения при
личном приеме граждан
69.Основанием для начала рассмотрения обращения является обращение гражданина на личном приеме у директора департамента (далее - личный прием) либо лица, его замещающего, согласно графику, утвержденному директором департамента, в том числе обращение гражданина на выездном приеме.
70.Запись граждан на личный прием осуществляет сотрудник приемной директора департамента. При обращении к нему гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.
71.На граждан, записанных на личный прием, сотрудник приемной оформляет карточку личного приема гражданина на бумажном носителе. Гражданину сообщается дата, место и время проведения личного приема.
72.В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента, сотрудником приемной департамента дается разъяснение гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
73.В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах одновременно ведется личный прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.
Обращения граждан после личного приема директором департамента либо лицом, его заменяющим, передаются на регистрацию в административно-контрольный отдел департамента.
74.Директор департамента либо лицо, его замещающее, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение, при наличии принимают его письменное обращение, подлежащее регистрации и рассмотрению.
75.В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке.
76.При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема директором департамента или уполномоченным им лицом дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в установленные законодательством сроки.
77.В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
78.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
79.Директор департамента либо лицо, его замещающее, может проводить выездные личные приемы граждан на территории муниципальных образований Ярославской области.
Подготовка письменного ответа на обращение на личном приеме
80.После завершения личного приема сотрудник приемной департамента передает обращения в административно-контрольный отдел для направления в структурное подразделение в соответствии с резолюциями и поручениями директора департамента либо лица, его замещающего, проводившего прием. При этом соответствующие сведения заносятся в базу данных АСУК "Обращения граждан" с пометкой "Личный прием".
81.Контроль своевременного исполнения обращения, рассмотренного в ходе личного приема, возлагается на начальника административно-контрольного отдела департамента.
Подготовка письменного ответа осуществляется в соответствии с административными процедурами, изложенными в пунктах 47 - 58 Административного регламента.
82.Ответы авторам обращений направляются за подписью директора департамента либо лица, его замещающего, проводившего личный прием. Материалы по рассмотрению обращений граждан на личном приеме списываются в дело директором департамента либо лицом, его замещающим, проводившим личный прием.
Оформление дела по обращению на личном приеме
83.Основанием для начала административной процедуры является поступление начальнику административно-контрольного отдела департамента от сотрудника приемной директора департамента материалов по рассмотрению обращения и ответа гражданину, списанных в дело директором департамента либо лицом, его замещающим, проводившим личный прием, для проверки их соответствия требованиям Административного регламента.
84.Основанием для возврата материалов обращения сотруднику приемной может являться:
- оформление материалов обращения с нарушением установленной формы;
- отсутствие ответа заявителю или подписи на нем директора департамента либо лица, его замещающего, подтверждающих списание материалов обращения в дело;
- иные обстоятельства, указанные в Административном регламенте.
85.В случае возврата материалов обращения сотрудник приемной обязан доложить директору департамента либо лицу, его замещающему, проводившему личный прием, о выявленных нарушениях и принять меры к их устранению.
86.Обращение считается рассмотренным, если даны ответы по существу на все поставленные в нем вопросы, имеются все необходимые материалы по его рассмотрению, дан письменный ответ гражданину.
87.Начальник административно-контрольного отдела департамента формирует дело по обращению, вносит в базу данных АСУК "Обращения граждан" (с пометкой "Личный прием") информацию о результатах рассмотрения обращения и принятых решениях. Дело помещается в текущий архив административно-контрольного отдела на хранение в соответствии с утвержденной номенклатурой дел департамента. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.
88.Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним, поступивших в ходе личного приема директором департамента либо лицом, его замещающим, осуществляется административно-контрольным отделом с соблюдением порядка и сроков, изложенных в пункте 67 Административного регламента.